Articolo a cura della DSGA Annamaria Stammitti e introduzione a cura della DSGA Paola Perlini

Questo interessante articolo della Dott.ssa Stammitti prende in esame un argomento, abbastanza recente e molto dibattuto nell’ambito scolastico e cioè la competenza o meno delle scuole alla compilazione del piano biennale degli acquisti superiori a 40.000 euro, e quindi alla sua programmazione. 

Ebbene è lo stesso D.Lgs. 50/2016 che chiarisce  che anche le scuole sono tenute ad adottare il programma biennale degli acquisti di beni e servizi di importo pari o superiore a 40.000 euro, a pubblicarlo sul proprio sito e su quello del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti e dell’Osservatorio di cui all’art. 213 e ad aggiornarlo annualmente.

Il Decreto del M.I.T. che doveva specificare quanto sopra elencato è il D.M. 14 del 16/01/2018 che reca inoltre procedure e schemi-tipo per la redazione del programma biennale per l’acquisizione di forniture e servizi e dei relativi elenchi annuali e aggiornamenti.

Gli schemi-tipo per la programmazione biennale degli acquisti di forniture e servizi di cui all’Allegato II del decreto sono costituiti dalle seguenti schede che opportunamente troverete allegate all’articolo:

  • A: quadro delle risorse necessarie alle acquisizioni previste dal programma, articolate per annualità e fonte di finanziamento;
  • B: elenco degli acquisti del programma con indicazione degli elementi essenziali per la loro individuazione;
  • C: elenco degli acquisti presenti nella precedente programmazione non riproposti nell’attuale.

Ogni acquisto di forniture e servizi riportato nel programma è individuato univocamente dal CUI. 

Per ogni acquisto per il quale è previsto, è riportato il CUP. 

Nell’articolo un’ampia spiegazione di cosa sono questi codici e come si reperiscono. 

Un importante approfondimento anche sulla figura del referente del programma che ogni scuola deve avere. 

Insomma ancora impegni per la scuola ma con gli esperti di PSB Consulting il lavoro è meno arduo. 

Le fasi di programmazione

Il Regolamento di contabilità, D.I. 129 del 28.08.2018, prevede una suddivisione della gestione economico-finanziaria-contabile delle scuole in tre fasi principali:

  • Programmazione
  • Gestione
  • Rendicontazione

La prima fase, la “programmazione”, si sostanzia nell’individuazione e assegnazione delle risorse disponibili alle attività amministrative/didattiche, ai progetti ed alle gestioni economiche separate, in coerenza con il P.T.O.F. d’Istituto e con il Programma Annuale, che non a caso sottolinea con il termine “programma”= programmazione, l’attività ineludibile, fondamentale, essenziale che le istituzioni scolastiche devono porre in essere, in via preventiva.

Questo significa anche riflettere sulle priorità, sugli obiettivi, su una programmazione pensata in vista del raggiungimento di obiettivi didattici, di gestione, di ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse disponibili, sia umane, sia strumentali, sia finanziarie.

È immediatamente intuibile il perché il “Bilancio” delle nostre scuole sia denominato “Programma”, perché il PTOF preveda un durata/validità triennale, da adeguare ed adattare, eventualmente ogni anno, entro il 12 ottobre, alle esigenze delle scuole, perché la progettazione e l’organizzazione delle attività possano essere strutturate su più esercizi finanziari e su più anni scolastici, prevedendo nelle apposite schede descrittive e finanziarie dedicate alle attività ed ai progetti una durata pluriennale, una distribuzione di risorse finanziarie ed una scansione temporale di più annualità.

Premesso ciò, è altrettanto semplice comprendere il significato di “Programmazione biennale degli acquisti di beni e servizi”. 

La ragione di tale adempimento rientra nel concetto già espresso di “programmare, adeguatamente, un piano di acquisti di beni  e servizi” confacente alle esigenze delle scuole, in riferimento alle risorse finanziarie assegnate, secondo le priorità stabilite dalla normativa, considerato anche che da anni vengono assegnate risorse finanziarie certe con congruo anticipo, in modo da consentire ogni considerazione, ogni condivisione con le varie componenti della scuola e con gli Organi Collegiali.

La normativa vigente

Veniamo ora alla normativa vigente.

Con l’art. 21 del D.lgs. 50/2016 e con la successiva entrata in vigore del D.M. 16 gennaio 2018, n° 14 è stata introdotta la nuova disciplina in ambito di programmazione degli acquisti e, in particolare, la previsione dell’obbligo per le amministrazioni aggiudicatrici di adottare, nel rispetto dei propri ordinamenti, il programma triennale per i lavori pubblici e il programma biennale degli acquisti di forniture e servizi, nonché i relativi elenchi ed aggiornamenti annuali sulla base di appositi schemi-tipo. 

In questo articolo parliamo concretamente della programmazione biennale degli acquisti e delle forniture, preso atto che difficilmente le istituzioni scolastiche si occupano di lavori di importo superiore ai 40.000 euro, dato che sono quasi sempre gli Enti proprietari ad interessarsi di questa attività negoziale. 

Solo nel caso la Scuola sia proprietaria dell’immobile che occupa sarà possibile strutturare una programmazione triennale dei lavori.

Una delle principali novità introdotte dalla normativa citata è l’obbligo di programmazione biennale per gli acquisti di forniture e servizi di importo superiore a 40.000 euro; in precedenza, infatti, l’art. 271 del D.P.R. 207/2010 prevedeva la facoltà da parte delle amministrazioni aggiudicatrici di approvare un programma annuale per tali affidamenti.

L’obbligo è diventato effettivo a partire dall’esercizio finanziario 2018, per il periodo di programmazione 2019-2020.

Nel programma biennale per forniture e servizi devono essere inseriti gli acquisti di importo unitario stimato pari o superiore a 40.000 euro.

Tale valore deve essere calcolato ai sensi dell’art. 35 c. 4 del D.lgs. 50/2016 per gli appalti e ai sensi dell’art. 167 del D.lgs. 50/2016 per le concessioni.

Per le acquisizioni di beni e servizi informatici e di connettività le amministrazioni aggiudicatrici tengono conto di quanto previsto dall’articolo 1, comma 513, della legge 28 dicembre 2015, n. 208. Si cita testualmente “Comma 513. 

L’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) predispone il Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione che è approvato dal Presidente del Consiglio dei Ministri o dal Ministro delegato. 

Il Piano contiene, per ciascuna amministrazione o categoria di amministrazioni, l’elenco dei beni e servizi informatici e di connettività e dei relativi costi, suddivisi in spese da sostenere per innovazione e spese per la gestione corrente, individuando altresì i beni e servizi la cui acquisizione riveste particolare rilevanza strategica.”

Un altro elemento fondamentale da tenere in considerazione per valutare se un acquisto deve essere inserito nel programma riferito ad un biennio piuttosto che ad un altro, è l’anno in cui si prevede che venga svolta la procedura di gara.

Infatti, ai sensi dell’art. 6 co. 8 del D.M. 14/2018 “[…] per ogni singolo acquisto, è riportata l’annualità nella quale si intende dare avvio alla procedura di affidamento […]”.

Ne consegue pertanto che ogni acquisto deve essere inserito nel programma riferito all’arco temporale in cui la procedura di gara sarà avviata.

Il ruolo del Responsabile della programmazione

Ai sensi dell’art. 6 c. 13 del D.M. le amministrazioni individuano la struttura e il soggetto referente per la redazione del programma, il quale “riceve le proposte, i dati e le informazioni fornite dal RUP ai fini del coordinamento delle proposte da inserire nella programmazione e provvede ad accreditarsi presso gli appositi siti informatici di cui agli articoli 21, comma 7 e 29 del codice”. (www.servizi.contrattipubblici.it)

La figura del referente, al quale è attribuito il ruolo di responsabile della programmazione, viene nominata con apposito atto.

Le Amministrazioni possono attribuirgli ulteriori compiti rispetto a quelli previsti dal D.M., ad esempio, quello di verificare le condizioni di ammissibilità degli acquisti proposti dal RUP.

È chiaro che, nelle nostre scuole, la figura del “RUP” è identificata con il Dirigente Scolastico (a meno di apposita delega di questi al DSGA), ma la figura del “Referente” è identificata sicuramente solo nella persona del Dirigente Scolastico, rappresentante legale dell’Istituto e gestore e responsabile dell’intera attività amministrativa, didattica e negoziale dell’istituzione scolastica.

La procedura

Il programma biennale deve essere approvato dall’organo competente (nel caso delle scuole, dal Consiglio di Istituto) entro 90 giorni dalla data di decorrenza degli effetti del bilancio (o contestualmente al bilancio stesso) e deve essere pubblicato sul profilo del committente, nella sezione Amministrazione Trasparente, creando un’apposita sottosezione all’interno della sezione “Bilanci”, denominata “Programmazione biennale degli acquisti e delle forniture biennio _____”,  sul sito informatico del Ministero delle infrastrutture e dei trasporti e sul sito dell’Osservatorio A.N.A.C. 

In alternativa agli ultimi due portali, è possibile ottemperare agli obblighi di pubblicazione attraverso i siti informatizzati delle regioni e delle province autonome di cui all’art. 29 c. 4 del Codice. In particolare, in Toscana, ad esempio, la pubblicazione dei programmi potrà avvenire, oltre che sul profilo del committente, attraverso il portale SITAT SA.

Si seleziona poi l’area di registrazione, che è il primo adempimento da assolvere, passando successivamente alle aree di interesse.

Nella fase di registrazione, da effettuare a nome del Dirigente Scolastico, è necessario inserire (aprendo il menù a tendina scegliere “Università ed altri Enti”) la denominazione dell’Istituto, il codice fiscale, l’indirizzo, numero di telefono e fax, l’indirizzo di posta certificata PEC, poi è necessario nella parte “chiede l’abilitazione ai seguenti servizi applicativi”, apporre un flag sia su “Avvisi, procedure di affidamento, esiti”, sia su “Comunicazioni di programmi”. 

Il Dirigente Scolastico viene registrato come “Nuovo referente”.

Compilato il modulo di richiesta di abilitazione, il Dirigente Scolastico, dopo l’upload del modello, lo firma digitalmente e il medesimo viene ricaricato a sistema.

Dopo poco, arriverà all’indirizzo mail del Dirigente Scolastico, indicato nella fase di registrazione, la registrazione al servizio e, subito dopo, in sequenza, l’abilitazione al medesimo. Da questo momento potrà essere pubblicata la programmazione biennale degli acquisti e forniture ed anche gli atti amministrativi relativi alle procedure negoziali poste in essere dall’Istituto.

 Il programma degli acquisti deve essere redatto sulla base degli schemi tipo di cui all’art. 6 c. 2 del D.M. 14/2018 costituiti da tre tabelle (A, B e C) che potranno essere compilate anche direttamente attraverso i portali precedentemente citati.

La compilazione delle schede A, B e C

In riferimento alle schede A-B-C, di seguito si dettaglia meglio la loro compilazione:

  • A: Tipologia risorse: vengono dettagliati i finanziamenti di cui alla programmazione secondo la loro provenienza, quindi ogni istituzione scolastica dovrà inserire i finanziamenti a disposizione nell’area di pertinenza, secondo l’anno di riferimento e l’arco temporale di validità del programma.
  • B: Devono essere compilate le varie caselle secondo quanto richiesto e per ogni singolo acquisto.
  • C: Poiché si riferisce ad interventi presenti nella prima annualità del precedente programma biennale e non riproposti, la scheda resta in bianco, in quanto è il 2022/2023 il primo biennio preso in esame per la programmazione stessa.

Art. 6 comma 4 del Decreto MIT n. 14/2018. 

Ogni acquisto di forniture e servizi riportato nel programma di cui al comma 1 è individuato univocamente dal CUI. 

Per ogni acquisto per il quale è previsto, è riportato il CUP. 

Entrambi i codici vengono mantenuti nei programmi biennali nei quali l’acquisto è riproposto, salvo modifiche sostanziali del progetto che ne alterino la possibilità di precisa individuazione.

Il codice CUI è quindi un codice utilizzato per identificare gli interventi inseriti nei programmi di forniture e servizi e nella programmazione dei lavori pubblici. 

Il CUI – Codice Unico di Intervento

Il CUI si presenta come un codice alfanumerico composto da quattro parti:

1. un suffisso che indica se è relativo al programma di lavori («l») o di forniture («f») o servizi («s»);

2. Il codice fiscale dell’Amministrazione;

3. l’indicazione dell’anno relativo alla prima annualità del programma (triennale o biennale) nel quale l’intervento o acquisto è stato inserito;

 4. un numero progressivo di cinque cifre (quindi sino al valore massimo di 99.999) legato all’intervento.

Il CUI è un codice previsto dal D.M. n. 14/2018, decreto attuativo del codice dei contratti pubblici assunto in attuazione dell’art. 21.8 del Codice stesso, che disciplina le procedure e gli schemi-tipo per la programmazione triennale e biennale da attuarsi da parte delle stazioni appaltanti  ai sensi dell’art. 21 del Codice. 

Detto codice può essere compilato dall’Istituto e sarà “validato”, nel senso che ne verrà rilasciato in automatico dal sistema uno coincidente con quello indicato dalla scuola, dopo aver pubblicato la programmazione sul sito SCP SA (www.servizi.contrattipubblici.it).

I dati da comunicare

Tra i vari dati che devono essere comunicati per ciascun affidamento, si segnalano i seguenti:

valore complessivo dell’acquisto, ripartito per annualità: 

  • a differenza del valore da tenere in considerazione per il raggiungimento della soglia dei 40.000 euro, il valore contenuto nel programma dovrà essere comprensivo di IVA e/o altre imposte; 
  • l’eventuale suddivisione in lotti funzionali: 

in caso di procedure di gara suddivise in lotti strettamente connessi gli uni agli altri, all’interno del programma viene inserito un unico acquisto con indicazione del valore complessivo per tutti i lotti; al contrario, nel caso in cui la procedura di gara sia articolata in lotti funzionali, i quali potranno essere aggiudicati indipendentemente gli uni dagli altri, nel programma vengono inserite tante «righe» quanti sono i lotti funzionali;

  • l’ordine di priorità degli acquisti ai sensi dell’art. 6 c. 10 del D.M.: 

tale ordine deve tendenzialmente essere rispettato, tranne in casi di eventi imprevedibili, calamitosi o sopravvenute disposizioni di legge. Art. 6 comma 10 del Decreto MIT n. 14/2018. 

Il programma biennale degli acquisti di forniture e servizi riporta l’ordine di priorità

Nell’ambito della definizione degli ordini di priorità le amministrazioni individuano come prioritari i servizi e le forniture necessari in conseguenza di calamità naturali, per garantire gli interessi pubblici primari, gli acquisti aggiuntivi per il completamento di forniture o servizi, nonché le forniture e i servizi cofinanziati con fondi europei, e le forniture e i servizi per i quali ricorra la possibilità di finanziamento con capitale privato maggioritario.

In caso di assenza di acquisti da programmare, al fine di darne atto, le schede devono comunque essere pubblicate attraverso i medesimi canali.

A seguito della pubblicazione, in corso d’anno, è prevista la possibilità di modifica del programma, previa approvazione da parte dell’organo competente (Consiglio di Istituto per le scuole) nei casi di cui all’art. 7 co. 8 del D.M. che si riporta testualmente:

“8. I programmi biennali degli acquisti di forniture e servizi sono modificabili nel corso dell’anno, previa apposita approvazione dell’organo competente, da individuarsi secondo la tipologia della modifica, nel rispetto di quanto previsto all’articolo 21, comma 1, secondo periodo, del codice: 

“1. Le amministrazioni aggiudicatrici adottano il programma biennale degli acquisti di beni e servizi e il programma triennale dei lavori pubblici, nonché i relativi aggiornamenti annuali. 

I programmi sono approvati nel rispetto dei documenti programmatori e in coerenza con il bilancio” omissis…….. 

Anche le modifiche sono soggette ad obbligo di pubblicazione. 

Le modifiche che non riguardano la natura, la tipologia o il valore dell’acquisto possono essere comunicate in occasione del primo aggiornamento utile o direttamente nel programma successivo.

Le Amministrazioni aggiudicatrici devono indicare per ciascun acquisto l’obbligo o l’intenzione di ricorrere ad una centrale di committenza o a un Soggetto Aggregatore per l’espletamento della procedura di affidamento. 

È bene consultare, sia in fase di registrazione, sia nell’esecuzione dei successivi adempimenti, l’apposito manuale “SCPSA” (Servizio Contratti Pubblici Stazioni Appaltanti).

Il SIDI

Il SIDI (Sistema Informativo dell’Istruzione), nell’area “GESTIONE FINANZIARIO-CONTABILE”, nella sotto-sezione “Gestione del Sistema degli Acquisti”, ha predisposto da tempo questo spazio apposito, dove le scuole trovano la configurazione “anagrafica fornitori”, “acquisti”, ecc., e trovano anche l’area “PROGRAMMAZIONE”.

All’interno viene spiegata la ragione per cui la programmazione biennale degli acquisti di beni e servizi (ed eventualmente la programmazione triennale dei lavori) costituisce un adempimento obbligatorio per le nostre istituzioni scolastiche:

“La programmazione della procedura di acquisto risponde all’esigenza di determinare, ex ante, i fabbisogni delle Istituzioni Scolastiche, al fine di ottimizzare le risorse a disposizione delle stesse.

Le Istituzioni Scolastiche, ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs. 50/2016, devono obbligatoriamente adottare:

– il Programma biennale degli acquisti di beni e servizi e i relativi aggiornamenti annuali, contenenti gli acquisti di beni e di servizi di importo unitario stimato pari o superiore a 40.000 euro;

– il Programma triennale dei lavori, solo al ricorrere delle ipotesi previste dalla normativa vigente, quali, ad esempio, lo svolgimento di lavori relativi ad immobili di proprietà delle medesime Istituzioni.

Nella sezione “Programmazione” è possibile programmare gli acquisti (anche di importo inferiore a 40.000 euro), visualizzare le procedure programmate negli anni precedenti e l’elenco delle voci iscritte a bilancio nel Piano delle destinazioni, al fine di associare le risorse stanziate per progetti, agli acquisti da programmare”. 

Concludendo, possiamo affermare che questo adempimento approfondisce ed amplia ancora di più il concetto di “programmazione” illustrato all’inizio, inteso come impegno a riflettere, organizzare, predisporre un piano di razionale impiego ed utilizzo di risorse finanziarie, finalizzato sempre alla crescita ed al miglior funzionamento delle istituzioni scolastiche. 

Sono allegate al presente articolo le schede A – B – C.

Allegato II – Scheda A
Allegato II – Scheda B
Allegato II – Scheda C

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