Pubblichiamo il secondo intervento della dott.ssa Manuela Lenci, esperta in progettazione e rendicontazione europea. “Le procedure di acquisto per Progetti PON-FESR”.

La normativa di base è quella valida per gli acquisti in genere della scuola, ma spesso le procedure necessarie al riconoscimento di quanto effettuato, ai fini della rendicontazione e al rimborso dei fondi impegnati, sono specificHe e molto complesso.

Il M.I. in questi ultimi anni è stato più vicino alle scuole del passato e ha prodotto, sostenuto dal di gitale, documenti e siti dedicati molto utili.

Mi riferisco ad esempio al Quaderno n. 1 sull’applicazione del codice dei contratti D. Lgs. 50/2016 e alla sezione specifica del sito MIUR dedicata a PON per la Scuola dove sono presenti i manuali per la gestione dei vari progetti approvati e attuati dalle scuole.

Nonostante i suddetti interventi noi vogliamo fare di più e cioè fornire alle scuole con i nostri articoli  delle Linee Guida essenziali e snelle che vanno al cuore del problema e all’essenza delle procedure. 

Speriamo di riuscirci. Presto forniremo anche un’ampia modulistica dedicata.

Scopo di questo articolo è fornire le indicazioni essenziali e pratiche per scegliere correttamente ed efficacemente tra le varie procedure  di acquisto, necessarie per l’attuazione dei progetti PON-FESR e nell’ordinaria attività amministrativa.

Normativa

– D.L.vo 18 aprile 2016 n. 50, modificato dal D.L.vo 19 aprile 2017 n. 56;

– D.I. 28 agosto 2018 n. 129;

– Nota MIUR n. 74 del 5 gennaio 2019 – Orientamenti interpretativi sul Decreto 28 agosto 2018 n. 129;

– Linee guida Anac n. 4 ultimo aggiornamento – Procedure per l’affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria;

– D.L.vo “Semplificazioni” 16 luglio 2020 n. 76,  modificato dal D.L.vo “Semplificazioni bis” 31 maggio 2021 n.77.

Acquisti fino a € 5.000,00 iva esclusa

La Legge di bilancio 2019  ha previsto – all’art. 1 – comma 130 –  l’elevazione della soglia dei c.d. “micro-acquisti” di beni e servizi, da 1.000 a 5.000 euro,  con relativa estensione della deroga all’obbligo di preventiva “interrogazione” del Mercato Elettronico (MEPA), per la Scuola già stabilito per i soli  prodotti e servizi informatici.

La semplificazione prevista sotto tale limite, comporta che (oltre al DURC)  la documentazione, comunque obbligatoriamente da richiedere agli operatori economici, si limiti alle due autocertificazioni di: 

  1. tracciabilità, 
  2. possesso dei requisiti ex art. 83 e mancanza motivi di esclusione ex art. 80 del D.L. 50/2016.

É altresì consigliabile richiedere alla Ditta la Visura della Camera di Commercio. 

Consiglio di Istituto

Relativamente all’attività negoziale per affidamenti di lavori, servizi e forniture, l’art. 45 del D.I. 129/2018, precisa al Comma 2:

Al Consiglio d’istituto spettano le deliberazioni relative alla determinazione, nei limiti stabiliti dalla normativa vigente in materia, dei criteri e dei limiti per lo svolgimento, da parte del dirigente scolastico, delle seguenti attività negoziali: 

a) affidamenti di lavori, servizi e forniture, secondo quanto disposto dal decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 e dalle relative previsioni di attuazione, di importo superiore a 10.000,00 euro;…” 

Regolamento interno

Pertanto la predisposizione di un Regolamento d’Istituto è l’atto propedeutico ad ogni singola acquisizione in economia, sia per definire i criteri dell’attività negoziale, sia, soprattutto per indicare il limite massimo di spesa diretta da parte del Dirigente Scolastico, oltre quello previsto dal DI 129, fino ad un massimo di € 39.999,00 iva esclusa, al fine di garantire la snellezza operativa dell’azione amministrativa.

In mancanza di detto Regolamento, le singole procedure di acquisto sopra il limite di € 10.000,00, potranno essere realizzate dal Dirigente a condizione che siano preventivamente autorizzate dal Consiglio di Istituto.

Utilizzo obbligatorio Convenzioni Consip

La Legge 27 dicembre 2002 n. 289 (Legge Finanziaria 2003) art. 24 ha stabilio l’obbligo di utilizzo delle convenzioni quadro attive sulla Piattaforma CONSIP. Tale obbligo è superato solo dalla formale verifica dell’inadeguatezza dei beni offerti, rispetto alle esigenze dell’Istituto.

Pertanto, prima di procedere a qualsiasi tipo di acquisto, sopra gli € 5.000,00, è necessario:

  1. In caso di mancanza di Convenzioni: formalizzare e protocollare un’attestazione, da cui risulti che non è stato possibile utilizzare alcuna Convenzione CONSIP, relativamente all’acquisto di uno specifico bene (da indicare), con la motivazione che i beni da acquistare non sono oggetto di convenzione da parte di CONSIP S.p.A. Tale attestazione deve riportare in calce la stampa, con screenshot,  della videata da sito www.acquistinretepa.it, che in fondo riporta la data della ricerca.

2. In caso di Convenzione inadeguata: dovrà ugualmente essere formalizzata e protocollata un’attestazione, da cui risulti la Convenzione utilizzabile presente e le motivazioni tecniche riscontrate per giustificare il mancato uso. Si consiglia di far derivare tale giustificazione da apposita relazione, firmata, del Progettista, in caso di PON, o di un Assistente Tecnico in servizio.

Nel  caso il provvedimento va trasmesso alla sezione territorialmente competente della Corte dei conti, ai sensi dell’art. 1, comma 510, della Legge n.208/2015. La trasmissione del provvedimento legittima la deroga alla convenzione, non è infatti necessario attendere l’esito del controllo della Corte dei conti);

3. In caso di Convenzione più onerosa: valgono le stesse indicazioni del punto 2). Questa situazione si verifica quando l’utilizzo di una procedura autonoma di affidamento, permetta condizioni migliori e risparmi di spesa rispetto al contenuto delle Convenzioni Consip attive, a parità di rapporto qualità-prezzo.

Nei  casi 2) e 3)  il provvedimento va trasmesso alla sezione territorialmente competente della Corte dei conti, ai sensi dell’art. 1, comma 510, della Legge n.208/2015. La trasmissione del provvedimento legittima la deroga alla convenzione, non è infatti necessario attendere l’esito del controllo della Corte dei conti). Si precisa che in caso di acquisto di beni e servizi informatici e di connettività – ai sensi della Sentenza della Corte dei Conti a Sezioni riunite n. 12/SSRRCO/QMIG/16  del 26.07.2016 – detta comunicazione va inviata solo ad ANAC e AGID e solo se oltre a non utilizzare le Convenzioni Consip, non si utilizzano neanche gli altri strumenti disponibili presso CONSIP (MePA, Accordi quadro).

Si sottolinea che tale dichiarazione è tra i doumenti richiesti nelle Piattaforma GPU.

Principio di rotazione

L’ art. 36 del D.L.vo n. 50/2016, prevede che “l’affidamento e l’esecuzione di lavori, servizi e forniture di importo inferiore alle soglie di cui all’articolo 35 avvengono nel rispetto dei principi di cui agli articoli 30, comma 1, 34 e 42, nonché del rispetto del principio di rotazione degli inviti e degli affidamenti e in modo da assicurare l’effettiva possibilità di partecipazione delle microimprese, piccole e medie imprese”.

Le Linee Guida n. 4 ANAC, chiariscono la portata del principio di rotazione, affermando che tale principio trova applicazione alle seguenti due condizioni: si tratti di affidamenti temporalmente conseguenti e che si tratti di affidamenti che abbiano ad oggetto “una commessa rientrante nello stesso settore merceologico, ovvero nella stessa categoria di opere, ovvero ancora nello stesso settore di servizi”. 

Le Linee Guida precisano che il principio di rotazione comporta, di norma, “il divieto di invito a procedure dirette all’assegnazione di un appalto, sia nei confronti del contraente uscente, ma anche  degli operatori economici invitati e non affidatari nel precedente affidamento”. 

L’unica possibilità per poter coinvolgere nella procedura ditte precedentemente utilizzate, è quella di avviare una richiesta di Manifestazione di interesse. Le Linee guida chiariscono infatti, che “La rotazione non si applica laddove il nuovo affidamento avvenga tramite procedure ordinarie o comunque aperte al mercato, nelle quali la stazione appaltante, in virtù di regole prestabilite dal Codice dei contratti pubblici, ovvero dalla stessa in caso di indagini di mercato o consultazione di elenchi, non operi alcuna limitazione in ordine al numero di operatori economici tra i quali effettuare la selezione”. 

Nel caso di richiesta di Manifestazione di interesse, si consiglia di chiedere nell’occasione (per accelerare la procedura successiva), agli operatori economici che risponderanno:

a) autocertificazione di tracciabilità;

b) autocertificazione possesso dei requisiti ex art. 83 e mancanza motivi di esclusione ex art. 80 del D.L. 50/2016;

c) visura della Camera di Commercio. 

Affidamento diretto – Procedura negoziata

Al di sotto delle soglie comunitarie quindi, le II.SS. possono utilizzare una delle seguenti procedure:- Affidamento diretto: con cui la Scuola sceglie il contraente in via diretta, possibilmente almeno con un’indagine per identificare le condizioni di mercato, nel rispetto della normativa vigente e

della delibera del Consiglio di Istituto. Questa procedura può prescindere dalla comparazione di almeno tre preventivi, ma è consigliata dalle Linee Guida ANAC, come best practice.

– Procedura negoziata: con cui il contraente viene scelto, previo invio di una lettera di invito ad un numero minimo di operatori predeterminato ex lege, preventivamente selezionati sulla base di manifestazione di interesse,  indagini di mercato o tramite elenchi di operatori economici.

Mercato Elettronico Pubblica Amministrazione (MePA)

Se viene utilizzato il MePA al fine di procedere all’acquisizione di beni e servizi, le Amministrazioni hanno a disposizione tre modalità alternative di acquisto:  

– Richiesta di Offerta (RdO): strumento della Procedura negoziata su MePA, mediante il quale le Istituzioni scolastiche possono condurre un confronto competitivo tra più operatori abilitati sul Me.PA. richiedendo agli stessi di formulare offerte personalizzate sulla base delle proprie specifiche esigenze e aggiudicando la gara al miglior offerente. 

Si consiglia, specie per quei prodotti le cui caratteristiche/condizioni non sono sempre di facile lettura, di predisporre un Capitolato in cui siano indicate con attenzione le caratteristiche/condizioni irrinunciabili richieste, e nell’allegarlo come documento di gara, chiederne la restituzione con firma per accettazione. In questo modo, a prescindere da diverse descrizioni fornite dall’operatore, lo stesso si vincola almeno a quanto richiesto dall’Istituto. 

– Ordine diretto: Strumento mediante il quale le Istituzioni scolastiche acquistano il bene e/o il servizio pubblicato a catalogo dal fornitore.  

– Trattativa diretta: Strumento mediante il quale le Istituzioni scolastiche hanno la possibilità, all’interno del Me.PA., di negoziare direttamente con un unico operatore.

La Trattativa diretta, che ha meno obblighi formali della RdO, ma, ovviamente non può avere come criterio di scelta quello dell’offerta economicamente più conveniente, ma solo quello del prezzo (in quanto formalmente rivolta ad un solo operatore), viene utilizzata anche come mezzo per una rapida richiesta di preventivi. 

Infatti, rivolgendola, in contemporanea, a tutti gli operatori che si intende contattare, corredandola di una Lettera di Trattativa che rispecchi, semplificandolo, un disciplinare di gara, dando a tutti lo stesso termine per la risposta, alla scadenza si saranno ricevute delle offerte rispondenti al bene richiesto, disciplinate con la Lettera di Trattativa, e non resterà altro da fare che accettare l’offerta più bassa, rifiutando le altre, senza le ulteriori incombenze delle graduatorie provvisorie, definitive, ecc….

Si ricorda che per poter utilizzare tutte le modalità di cui sopra, lo specifico prodotto da acquistare deve avere un Codice MePa (corrispondente alle caratteristiche volute), da ricercare direttamente sulla Piattaforma o creare con scheda predisposta ad hoc.

Così come è palese che per qualsiasi procedura utilizzata, se l’importo complessivo è superiore ad € 10.000,00, il rapporto negoziale definitivo verrà  istaurato, dopo le verifiche di Legge. 

Pertanto o si attendono tali verifiche e poi si procedere alla stipula; o, se le tempistiche non lo permettono, si intende il documento di stipula predisposto dalla piattaforma, come aggiudicazione provvisoria, ai soli fini del completamento della transazione elettronica, da confermare con contratto d’ordine successivo.

In questa seconda ipotesi, nelle more della stipulazione del definitivo contratto d’ordine, in particolare per il tempo necessario ai controlli effettuati sul possesso dei requisiti di Legge, la ditta

aggiudicataria può essere obbligata (prevedendolo nel Disciplinare o nella Lettera di trattativa) a procedere, previa richiesta scritta dell’Amministrazione, all’esecuzione della prestazione prevista, ai patti e condizioni offerte. 

Nel caso in cui i controlli effettuati sul possesso dei requisiti dovessero avere esito negativo, accertato in modo definitivo, potranno essere adottati i seguenti provvedimenti: 

1. Decadenza dall’aggiudicazione, se non completata; 

2. Interruzione dell’efficacia degli ordinativi, se non completata; 

3. Pagamento, al netto della penale del 10% del valore del contratto, delle fatture per la prestazione resa, purché eseguiti correttamente; 

4. Eventuali azioni risarcitorie a tutela dell’Amministrazione; 

5. Ogni ulteriore azione prevista dalla vigente normativa (segnalazione all’ANAC). 

Decreti Semplificazioni

Il D.L.vo “Semplificazioni” 16 luglio 2020 n. 76,  modificato dal D.L.vo “Semplificazioni bis” 31 maggio 2021 n.77, prevede che – in deroga all’art. 36, comma 2 e all’art. 157, comma 2, del D.L.vo 18/04/2016, n. 50 – si applicano le procedure di affidamento diretto (cosidetto “puro”) di cui ai commi 2, 3 e 4, quindi anche senza la comparazione di due o più preventivi, qualora la determina a contrarre o altro atto equivalente di avvio del procedimento, sia adottato entro il 30/06/2023, e per: 

– lavori di importo inferiore a 150.000 euro

– servizi e forniture di importo inferiore a 139.000 euro

Anche nell’affidamento diretto “puro”, specie in considerazione dell’entità degli importi fino al 30.06.2023,  si ritiene opportuno – quale best practice – consigliare almeno un’attività istruttoria sulla scelta del contraente, nel rispettato dell’art. 30 del Codice Appalti (Principi per l’aggiudicazione e l’esecuzione di appalti e concessioni): identificare condizioni di mercato e possibili affidatari sulla base di consultazioni di listini pubblici; verificare gli affidamenti già intervenuti per analoghi beni/servizi in favore di altre amministrazioni; effettuare un’indagine di mercato, per acquisire tre o più preventivi.