LA PROGRAMMAZONE DELLA GESTIONE ECONOMICO FINANZIARIA NELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE

In questo ultimo articolo del Dott. Pasquale Fraterno si approfondisce la tematica della programmazione della gestione economico finanziaria della scuola e della stesura del programma annuale la cui scadenza di approvazione, da parte del Consiglio di istituto, è stata procrastinata al 15 febbraio 2023.

Tale scadenza è riferita al solo anno 2023 per le tante incombenze che le scuole hanno dovuto effettuare anche in relazione alle rendicontazioni dei vari progetti europei.

Dall’anno successivo si tornerà alla scadenza del 31 dicembre per permettere alle scuole di non dover gestire l’anno finanziario provvisorio. L’articolo è molto interessante perché il Dott. Fraterno oltre a ricordarci le varie fasi della programmazione finanziaria ci parla dell’ultimo sforzo ministeriale su questo argomento e cioè la nascita del SIDI BIS cioè del Bilancio Integrato Scuole, che rispetto al programma precedente ha tante opportunità in più e facilitazioni per le scuole.

Nell’articolo ci sono le tante cose positive e anche qualche pecca che ancora deve essere aggiustata nella gestione e utilizzo del programma. In ogni caso questo nuovo SIDI ha anche tante possibilità di implementazione di varie funzioni collegate alla gestione finanziaria e di seguito proviamo ad elencarne qualcuna rilasciata nel 2022:

  • Contrattazione Integrativa: per visualizzare gli importi assegnati annualmente dal Ministero per il miglioramento dell’offerta formativa (da ultimo con nota prot. n. 21503/2021) e le economie derivanti da anni pregressi
  • Ripartizione FIS: per calcolare degli importi del FIS destinati a coprire l’Indennità di direzione per il DSGA e l’Indennità spettante all’eventuale sostituto DSGA
  • Elenco attività/incarichi: per visualizzare le attività per le quali l’istituzione scolastica intende attribuire gli incarichi specifici al personale docente ed al personale ATA
  • Destinazione risorse: per destinare le risorse a disposizione per ogni specifico compenso e sotto-compenso
  • Relazioni: per redigere in maniera automatica la relazione illustrativa (a cura del DS) e la relazione tecnica (a cura del DSGA)
  • Verbale Athena ipotesi contratto integrativo: per redigere in maniera automatica una bozza del Verbale Athena riguardante l’ipotesi di contratto integrativo di istituto
  • Approvazione contrattazione integrativa: per approvare la contrattazione integrativa e procedere con la successiva gestione degli incarichi
  • Anagrafica del Personale: per visualizzare il personale docente ed ATA in servizio presso l’istituzione scolastica. I dati verranno aggiornati direttamente dal Fascicolo del personale del SIDI, fatta salva la possibilità della scuola di apportare modifiche/integrazioni manualmente
  • Gestione degli Incarichi: per attribuire, al personale presente in anagrafica, le attività e gli incarichi precedentemente censiti. Sarà inoltre possibile in quest’area generare le cd. “lettere di incarico”
  • Monitoraggio e Rendicontazione: per riepilogare tutte le informazioni relative alla contrattazione integrativa di istituto e monitorare lo stato di avanzamento delle attività relative all’attribuzione degli incarichi e relativa liquidazione.

Tali funzionalità sono integrate con un’ulteriore applicazione del SIDI (nota prot. n. 1383 del 20/01/2022) che consente alle scuole di gestire in maniera informatizzata le richieste di variazioni per le economie da ri-finalizzare, nonché di procedere alla liquidazione degli incarichi censiti tramite la produzione del cd. “file NoiPA”.

Presentazione a cura della Dott.ssa Paola Perlini

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Articolo a cura del Dott. Pasquale Fraterno

LA PROGRAMMAZONE DELLA GESTIONE ECONOMICO FINANZIARIA NELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE

ANALISI DEGLI ASPETTI PIU’ RILEVANTI DI SIDI BIS (Bilancio integrato scuole)

Ai sensi di quanto previsto dall’articolo 25, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 e dall’articolo 1, comma 78, della legge n. 107 del 2015, il dirigente scolastico assicura la gestione unitaria dell’istituzione scolastica, ne ha la legale rappresentanza e, nel rispetto delle competenze degli organi collegiali, svolge compiti di direzione, gestione, organizzazione, coordinamento e valorizzazione delle risorse umane.

Nell’ambito di tali funzioni, il dirigente scolastico è responsabile della gestione delle risorse finanziarie e strumentali e dei relativi risultati.

La gestione finanziaria delle istituzioni scolastiche si svolge in base al programma annuale redatto in termini di competenza e in coerenza con le previsioni del Piano Triennale dell’Offerta Formativa, secondo le disposizioni contenute nel Decreto 129/2018 (Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche).

Quest’ultimo, introdotto dalla Legge 107/2015, prevede che il piano annuale è elaborato dal collegio dei docenti sulla base degli indirizzi per le attività della scuola e delle scelte di gestione e di amministrazione definiti dal dirigente scolastico ed è approvato dal consiglio d’istituto entro il mese di ottobre dell’anno scolastico precedente al triennio di riferimento. Può essere rivisto annualmente entro il mese di ottobre.

Da ciò ne deriva che la fase di programmazione della gestione economico/finanziaria nelle istituzioni scolastiche, trova la sua massima attività, proprio nella predisposizione del programma annuale, che non rappresenta un mero “bilancio di previsione”, ma uno vero e proprio strumento di programmazione finanziaria integrata al Piano Triennale dell’Offerta Formativa (PTOF).

Pertanto il programma annuale rappresenta un provvedimento qualificante della scuola e come tale deve rispecchiare le reali esigenze della stessa.

Sotto il profilo amministrativo/contabile il programma annuale ha come unità temporale di riferimento l’anno solare e, viene espresso in termini di “competenza”, evidenziando di fatto tutte le entrate che si prevedono poter accertare e tutte le spese che si prevedono dover impegnare nell’esercizio finanziario a cui si riferisce il programma annuale.
Il “documento” deve essere redatto nel rispetto dei principi di trasparenza, efficienza, economicità, universalità, veridicità, chiarezza, pareggio e armonizzazione.

Il programma annuale è predisposto entro il 30 novembre dall’anno precedente a cui si riferisce, dal dirigente scolastico con la collaborazione del dsga per la parte economico-finanziaria, ed è distinto in due sezioni, rispettivamente denominate entrate e spese.

Per quanto concerne le spese, queste non possono superare, nel loro importo complessivo le entrate, ed il programma annuale deve risultare in “equilibrio”.

Inoltre, a ciascuna destinazione di spesa compresa nel programma annuale per l’attuazione del P.T.O.F. è allegata una scheda illustrativa finanziaria, predisposta dal DSGA, nella quale sono indicati l’arco temporale di riferimento, le fonti di finanziamento e il dettaglio delle spese distinte per natura.

Entro la stessa data del 30 novembre, il programma annuale e la relazione illustrativa sono sottoposti ai revisori dei conti per il parere di regolarità contabile.

La delibera di approvazione del programma annuale è adottata dal Consiglio d’istituto entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento, anche nel caso di mancata acquisizione del parere dei revisori dei conti, entro la data fissata per la deliberazione stessa.

Nei casi in cui il programma annuale non venga approvato dal Consiglio d’istituto entro la data del 31 dicembre, il dirigente scolastico provvede alla gestione provvisoria, nel limite di un dodicesimo degli stanziamenti di spesa definitivi del programma annuale, regolarmente approvato, relativo al precedente esercizio per garantire il funzionamento didattico e amministrativo generale e la prosecuzione dei progetti e delle attività pluriennali oggetto di approvazione con il programma annuale dell’esercizio finanziario precedente.

Il programma annuale, approvato dal Consiglio di Istituto, è pubblicato entro quindici giorni dall’approvazione nel Portale unico dei dati della scuola, nonché nel sito internet di ciascuna istituzione scolastica, sezione amministrazione trasparente.

Tra gli elementi da valutare nella predisposizione del programma annuale, importante sono le esperienze delle gestioni passate e le esigenze future legate al Piano Triennale dell’Offerta Formativa.

La struttura del programma annuale è così composta:

MODELLO A che evidenzia:

  • Entrate aggregate per provenienza;
  • Uscite raggruppate in Attività e Progetti.

In merito alle risorse (entrate), così come stabilito dalla L. 107/2018, si segnala che il MIUR entro il 30/9 dell’anno precedente, comunica alle istituzioni scolastiche le risorse finanziarie assegnate per gli 8/12 dell’anno successivo.

Altra risorsa fondamentale nella predisposizione del bilancio di previsione è sicuramente la prima “posta” in entrata ovvero l’avanzo di amministrazione presunto.  Si segnala che in caso di disavanzo, questo sarà gestito come posta in uscita ed in tal caso il Consiglio d’Istituto deve prevedere un piano di rientro;

  • MODELLO B: rappresentato dalle schede illustrative finanziarie delle attività e progetti (schede a cura  del DSGA);
  • MODELLO C: che evidenzia la situazione amministrativa presunta. Dal modello si evince
  • l’avanzo/disavanzo di amministrazione;
  • MODELLO D: che evidenzia l’utilizzo dell’avanzo di amministrazione;
  • MODELLO E: rappresenta in modo tabellare il riepilogo per tipologia di spesa;
  • RELAZIONE ILLUSTRATIVA: che assume un valore strategico per una corretta comprensione

del documento contabile e per una puntuale verifica di coerenza con il PTOF. Inoltre è opportuno indicare per ogni importo iscritto in bilancio la provenienza e l’utilizzazione, occorre un’attenta analisi sulle erogazioni liberali ricevute e sul contributo volontario dei genitori.

In fase di programmazione, occorre, così come previsto dal DI 129/2018, stabilire una quota di Fondo di Riserva (“posta” da iscrivere tra le uscite) fino ad un max del 10% della dotazione ordinaria.  Questa disponibilità è a disposizione per un’ eventuale “copertura” finanziaria, laddove fosse necessaria tra le attività/progetti.
L’utilizzo del Fondo di Riserva avviene con provvedimento formale a cura del dirigente scolastico, che procederà a ratificare alla prima seduta utile al Consiglio d’Istituto.

Pertanto, gli “attori” che intervengono nella programmazione della gestione economico-finanziaria delle istituzioni scolastiche sono:

il DS, il DSGA, la Giunta Esecutiva, i Revisori dei Conti e il Consiglio di Istituto.

Ricapitolando le tempistiche ordinarie, individuate dal DI 129/2018, nella predisposizione del programma annuale sono:

  • il programma annuale predisposto dal DS in collaborazione con il DSGA, deve essere proposto alla Giunta Esecutiva entro il 30/11 dell’anno precedente a quello di riferimento (esempio: 30/11/19 per il PA 2020);
  • entro la stessa data (30/11) deve essere sottoposto per il parere di regolarità contabile ai revisori dei conti;
  • entro il 31/12 i revisori dei conti esprimono il loro parere anche attraverso modalità “telematica”, riservando la verbalizzazione nella prima visita utile;
  • entro il 31/12 il Consiglio di Istituto deve deliberare l’approvazione del programma annuale.

Si segnala che i termini appena citati e previsti dal DI 129/2018, possono subire delle variazioni, così come, per esempio, previsto per il PA 2023 dalla nota MIUR prot. 51887 del 10/11/2022:

Tale proroga rappresenta una disposizione di carattere transitorio e, pertanto, riferita esclusivamente alla predisposizione ed approvazione del programma annuale 2023.

In particolare, le tempistiche per la predisposizione ed approvazione del programma annuale 2023 sono le seguenti:


• entro il 15 gennaio 2023, le istituzioni scolastiche predispongono il programma annuale e la
relazione illustrativa; entro la medesima data, il programma annuale e la relazione illustrativa,
sono sottoposti all’esame dei revisori dei conti per il parere di regolarità;
• entro il 15 febbraio 2023, i revisori dei conti rendono il suddetto parere. Tale parere può essere
acquisito anche con modalità telematiche;
• entro il 15 febbraio 2023, il Consiglio d’Istituto delibera in merito all’approvazione del
programma annuale. La delibera di approvazione del programma annuale è adottata entro il 15
febbraio 2023, anche nel caso di mancata acquisizione del parere dei revisori dei conti entro la
data fissata per la deliberazione stessa.

Nella seduta di approvazione del programma annuale, il Consiglio d’Istituto deve deliberare – per il tramite di una delibera “autonoma” – tra l’altro anche l’importo massimo del fondo economale delle minute spese e l’importo massimo di ogni singola spesa.

Nel caso in cui i revisori esprimono un parere non favorevole per mancanza di regolarità contabile, l’Istituzione scolastica può recepire le osservazioni dei revisori ma può anche non accoglierle fornendo un’adeguata motivazione. Il PA può essere comunque approvato dal Consiglio d’Istituto anche senza il parere favorevole dei revisori dei conti.

Definite le linee teoriche della programmazione della gestione economico-finanziaria nelle istituzioni scolastiche, appare interessante, seppur brevemente, soffermarsi sull’operatività che coinvolge il DS e il Dsga nella “stesura” del programma annuale.

In premessa si segnalano sul mercato diversi software gestionali che consentono alle istituzioni scolastiche la gestione contabile, ma nella fattispecie ci occuperemo del gestionale “contabile” messo a disposizione dal MIUR ovvero il SIDI BIS (Sistema Informativo dell’Istruzione – Bilancio Integrato Scuole), per la predisposizione del programma annuale.

Si fa presente che Il MIUR con nota prot.  21614 del 27/09/2019 ha illustrato il “Bilancio Integrato Scuole” (BIS), il nuovo applicativo per la gestione della contabilità delle scuole, che sostituirà l’attuale SIDI Bilancio e sarà messo a disposizione di tutte le Istituzioni scolastiche a decorrere dall’8 ottobre 2019.

Gli obiettivi del “progetto SIDIBIS”, indicati nel manuale del SIDIBIS, evidenziano che il MIUR da diversi anni “ha avviato un percorso di evoluzione dei processi amministrativo-contabili delle Istituzioni scolastiche con l’obiettivo di giungere alla definizione ed alla graduale implementazione di un modello complessivo che consenta:

  • alle Istituzioni scolastiche di lavorare in modo standardizzato e semplificato, con conseguente miglioramento dei servizi e potenziale riduzione dei carichi di lavoro delle segreterie scolastiche;
  • all’Amministrazione di disporre in modo strutturato e continuo di informazioni in grado di orientare le politiche finanziarie in funzione dei fabbisogni delle Istituzioni scolastiche;
  • monitorare l’andamento complessivo della spesa;
  • supportare l’attività gestionale delle Istituzioni scolastiche.”

Nello specifico, nell’ambito delle attività della scuola, relativamente all’area Bilancio, alcune delle principali fasi del processo amministrativo della gestione economico-finanziaria delle Istituzioni Scolastiche, si compongono come segue e trovano la loro “locazione”, proprio nell’area “SIDIBIS”:

  1. Configurazione;
  2. Programmazione del Programma Annuale;

3.  Gestione dell’Esercizio Finanziario (Movimenti, Minute Spese e Liquidazioni);

4.  Variazioni al Programma Annuale;

5.  Consuntivazione dell’Esercizio Finanziario;

5.  Stampe modelli e registri;

7.  Monitoraggio – flussi di bilancio e rendicontazione;

8.  POS, sezione per la gestione complessiva della contrattazione integrativa d’istituto.

Per quanto concerne l’esecutività nella predisposizione del programma annuale, in primis, prima di “definire” il nuovo anno, il sistema propone all’utente se utilizzare lo stesso piano dei conti/piano delle destinazioni dell’anno precedente oppure definire quello previsto dal DI 129/2018, senza tener in considerazione delle eventuali “personalizzazioni” fatte nel precedente anno.
Dopo questa scelta, nella sezione “PROGRAMMAZIONE”, si passa alla predisposizione del programma annuale, utilizzando in modo “sequenziale” le diverse voci del menu presente, che sono:

  • Situazione Amministrativa Presunta;
  • Entrate Programma Annuale;
  • Fondo di Riserva;
  • Scheda Illustrativa Finanziaria;
  • Fondo Minute Spese;
  • Relazione Programma Annuale;
  • Approvazione Programma annuale;
  • Utility Programma Annuale;
  • Verbale Athena – Programma Annuale;
  • Modelli e Registri.

Partendo dalla “SITUAZIONE AMMINISTRATIVA PRESUNTA”, in modo “automatico” il sistema rileva gli importi richiesti per la definizione del modello C, che tra l’altro evidenzia l’avanzo di amministrazione presunto, da utilizzare come primo elemento da indicare tra le entrate del programma annuale.

Si passa poi all’iscrizione in bilancio delle “ENTRATE DEL PROGRAMMA ANNUALE”; partendo appunto dall’ avanzo di amministrazione presunto (vincolato – non vincolato), al finanziamento MIUR – comunicato con nota MIUR entro il 30/9 di ogni anno.
Quest’anno la comunicazione prot. 46445 è stata trasmessa in data 4/10/2022.

Successivamente occorre definire il “FONDO DI RISERVA”, che così come indicato dal DI 129/2018, deve essere previsto nel limite massimo del 10%.  In merito si segnala che il “sistema”, definita la quota, effettua un controllo sull’importo indicato, affinché non sia indicato in misura superiore alla percentuale stabilita.

La definizione della “SCHEDA ILLUSTRATIVA FINANZIARIA”, così come precedentemente indicato, è a carico del DSGA, il quale  compilerà una scheda per ogni “ATTIVITA’/PROGETTO” prevista. Per ogni scheda, occorre indicare le relative “ENTRATE” di competenza e le relative “USCITE” previste.

Infine, occorre segnalare nell’area “FONDO MINUTE SPESE”, la consistenza massima e l’importo massimo della singola minuta spesa. Importi deliberati dal Consiglio d’ Istituto.

Nella sezione  “RELAZIONE PROGRAMMA ANNUALE” il “sistema” consente la scelta di una delle seguenti 3 opzioni:
1) carica file pdf; 2) redigi nuova relazione con BIS; 3) redigi utilizzando i dati della relazione dell’anno precedente.

Nella parte “APPROVAZIONE PROGRAMMA ANNUALE”, devono essere indicati i seguenti riferimenti:
– Dati di Predisposizione;
– Parere Revisore di Conti;
– Approvazione.

La sezione “VERBALE ATHENA – PROGRAMMA ANNUALE”, consente, con l’indicazioni di alcuni dati di carattere generale, di predisporre, in modo “automatico” la compilazione dei campi previsti, partendo ovviamente da quanto inserito nelle precedenti aree.

Dal menu “MODELLI E REGISTRI”, è possibile stampare i diversi modelli previsti dal programma annuale.

In conclusione, si segnala che l’utilizzo del “SIDIBIS”, prevede così come indicato dal nome stesso – “Bilancio Integrato” – la possibilità di alcuni “automatismi” con i diversi aspetti contabili che investono le istituzioni scolastiche.

A conferma della “bontà” del “progetto SIDIBIS”, si segnalano i continui investimenti che l’Amministrazione sta attuando negli ultimi anni. In merito, si cita, per esempio, l’ultima “news” di ottobre scorso, che di fatto ha implementato, con le seguenti sezioni, l’area dell’area SIDIBIS:

  • Prospetto di calcolo dell’avanzo di Amministrazione: all’interno dell’Area

“Consuntivo”, alla funzione “Dettaglio Avanzo di Amministrazione” è stata aggiunto il nuovo prospetto con il dettaglio e la verifica dell’Avanzo di Amministrazione;

  • Verbale Passaggio di Consegne tra D.S.G.A.: all’interno dell’Area “Configurazione”,

alla funzione “Firmatari”, cliccando sul pulsante “Azioni” è possibile produrre il nuovo report relativo al passaggio di consegne tra D.S.G.A., in caso di nuova nomina, reggenza e/o passaggio di consegne, con il riepilogo delle risultanze amministrativo-contabili relative al bilancio scolastico;

  • Gestione della firma digitale SIDI: all’interno dell’Area “Configurazione”, alla

funzione “Verifica Firma”, cliccando sul pulsante “Azioni” accedere alla procedura guidata per la gestione dei poteri di firma. Pertanto, in caso di nuova nomina e/o incarico temporaneo, il DS e il DSGA potranno utilizzare tale procedura guidata per la gestione degli adempimenti previsti dagli istituti cassieri per il riconoscimento della propria firma digitale nella trasmissione delle distinte;

  • Rendicontazione Sociale: all’interno dell’Area “Monitoraggio”, alla funzione

“Rendicontazione Sociale”, è disponibile il nuovo report in oggetto;

  • Gestione della ripartizione FIS per le funzioni del “POS”: all’interno dell’Area

“POS”, alla funzione “Ripartizione FIS” è disponibile la nuova funzione che consente di ripartire il FIS anche con percentuali di ripartizione differenti se nelle contrattazioni degli anni pregressi sono state concordate percentuali differenti rispetto alla ripartizione dell’anno corrente.

Tra l’altro, la nota specifica che, nell’ambito degli interventi di innovazione, di sviluppo del sistema amministrativo contabile e di supporto all’autonomia, saranno prossimamente realizzati altri interventi.

Infine si segnala che, al netto delle difficoltà riscontrate in fase di passaggio da sidi “BILANCIO SCUOLE” a sidi “BILANCIO INTEGRATO SCUOLE” (nell’ottobre 2019), ad oggi non si rilevano delle criticità conclamate, se non quelle relative all’ assistenza, che potremmo sintetizzare nei seguenti due punti:

  1. la richiesta di assistenza può essere effettuata esclusivamente per il tramite della

funzione “HELP DESK AMMINISTRATIVO-CONTABILE”, compilando un “format” previsto nella sezione “ASSISTENZA”, senza la possibilità di un contatto telefonico “immediato”, se non “prenotando” una chiamata;

  • la tempistica di risposta non è sempre, per così dire “ragionevole”.

Per completezza d’informazione, si segnala che sempre nell’area “HELP DESK AMMINISTRATIVO-CONTABILE”, sono presenti le seguenti sotto-sezioni:

  • “DOCUMENTAZIONE”: una raccolta di documenti predisposti dall’Amministrazione e 

divisi per “ambiti” di interesse;

  • “FAQ” dell’Amministrazione;
  • “OGGETTI MULTIMEDIALI”, dove si analizzano, attraverso dei video, le diverse

tematiche amministrativo-contabile di interesse comune per le istituzioni scolastiche.

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