Il programma annuale delle Istituzioni Scolastiche

Il programma annuale delle istituzioni scolastiche

Il Decreto n. 129/2018, nuovo regolamento sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, tra le tante novità che ha introdotto, molte riguardano il programma annuale della scuola oggetto di particolari modifiche.

L’argomento è approfondito in modo chiaro e completo dal Dott.Piero Petrucci che ci offre, nel presente lavoro, una guida teorica e pratica su che cos’è il programma, come si fa, chi lo predispone, quali modelli utilizzare per la stesura e tanti altri supporti come bozze di documenti utili collegati alla procedura e quesiti sulle problematiche più scottanti.

Il Programma annuale è un documento contabile predisposto annualmente dalle scuole all’interno del quale vengono indicate tutte le operazioni finanziarie di entrata e di uscita riferite al periodo di competenza, equivalente all’arco temporale compreso tra 1° gennaio e il 31° dicembre dello stesso anno di riferimento.

È dunque uno strumento che fornisce alle scuole il quadro completo sulla dotazione finanziaria disponibile al fine di garantire una corretta ed efficace programmazione annuale conforme alle attività di istruzione, formazione e di orientamento previste dal Piano Triennale dell’Offerta Formativa (PTOF).

Parallelamente al programma annuale si allega anche una relazione illustrativa, che descrive dettagliatamente sia gli obiettivi da realizzare e la destinazione delle risorse in coerenza con le previsioni del PTOF, sia i risultati della gestione in corso fino alla data di presentazione del programma medesimo.

Tale relazione viene definita dal Dirigente Scolastico in collaborazione con il DSGA, ognuno per quanto gli compete.

Il Programma annuale deve rispondere ai seguenti 3 criteri:

  • efficacia: la capacità dell’istituzione scolastica di raggiungere gli obiettivi previsti dal Piano dell’Offerta Formativa (P.T.O.F.);
  • efficienza: la capacità della scuola di fornire il servizio formativo ed educativo con il minor dispendio di risorse economiche possibile ottimizzando il più possibile il rapporto tra le risorse utilizzate e i risultati ottenuti;
  • economicità: la capacità della scuola di far fronte ai propri impegni economici e finanziari con le proprie risorse disponibili, in modo tale che le  entrate previste devono quanto meno compensare tutte le uscite. Criteri, Principi del Piano e tutte le procedure di predisposizione, approvazione, gestione , pubblicazione, modifica e controllo sono stati indagati dal Dott. Petrucci che ci permette, con il suo contributo, di avere facilitato il compito nella predisposizione del Programma Annuale 2024.

Presentazione a cura della Dott.ssa Paola Perlini.
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Contributo a cura del Dott.Piero Petrucci.

Il programma annuale delle istituzioni scolastiche

Con la pubblicazione del D.I. n. 129/2018, il Ministero dell’Istruzione e del Merito, ha dato avvio in concreto ad un percorso di graduale evoluzione del sistema amministrativo-contabile delle Istituzioni scolastiche, finalizzato a dotare le Scuole di processi e strumenti per gestire le spese in maniera semplificata e più efficiente, lavorare in modo standardizzato e omogeneo su tutto il territorio nazionale e migliorare i servizi verso alunni e famiglie.

In linea con tale percorso di evoluzione, ai sensi dell’articolo 41, comma 1, del Regolamento, il Ministero dell’Istruzione ha provveduto, d’intesa con il Ministero dell’Economia e delle Finanze, alla revisione degli Schemi di bilancio delle Istituzioni scolastiche.

In particolare, i nuovi schemi sono stati strutturati in modo da garantire una rappresentazione dei fatti contabili completa ed esaustiva, in linea con i fabbisogni specifici delle Istituzioni scolastiche e coerente con le peculiarità organizzative delle diverse tipologie di Scuole.

Detti schemi sono stati messi a disposizione delle Istituzioni scolastiche tramite la nota MIUR prot. n. 25674 del 20 dicembre 2018 ed i relativi allegati.

In particolare:

  • il Piano dei conti (Allegato 1) contiene l’elenco di tutti i conti, sezione entrate e sezione spese, che dovranno essere utilizzati dalle Istituzioni scolastiche per effettuare le registrazioni contabili;
  • gli Schemi di bilancio (Allegato 2) sono costituiti da tutti i modelli contabili che le Scuole dovranno utilizzare per la rappresentazione dei fatti contabili nelle diverse fasi gestionali, dalla programmazione alla rendicontazione;
  • il Piano delle destinazioni (Allegato 3) contiene l’elenco delle destinazioni di spesa, intese come finalità di utilizzo delle risorse disponibili.

Tutto quello che devi sapere

L’art. 2, comma 1 del nuovo Regolamento amministrativo-contabile (D.I. n. 129/2018) sancisce i criteri e i principi su cui si impronta la gestione finanziaria ed amministrativo-contabile delle Istituzioni scolastiche.

Gestione finanziaria ed amministrativo-contabile espressa in termini di competenza e improntata a

CRITERI:

  • Efficacia
  • Efficienza
  • Economicità

PRINCIPI:

  • Trasparenza
  • Annualità
  • Universalità
  • Integrità
  • Unità
  • Veridicità
  • Chiarezza
  • Pareggio
  • Armonizzazione
  • Confrontabilità

1. La fase di programmazione

La fase di programmazione è caratterizzata dall’individuazione delle risorse disponibili per l’esercizio finanziario di riferimento e l’assegnazione di tali risorse alle finalità di spesa previste nel Piano delle destinazioni.

Le disposizioni del Capo II del Regolamento – “Programma Annuale” (artt. 4-10) descrivono i contenuti e le modalità di formazione del Programma Annuale – Modello A, strumento principale della fase di programmazione.

Attraverso il Programma Annuale, la Scuola deve esplicitare non solo entrate e spese, ma anche la programmazione e la pianificazione dell’attività che intende porre in essere nel corso dell’esercizio finanziario.

In particolare, l’articolo 4 del D.I. 129/2018 prevede che il Programma Annuale debba essere coerente con le previsioni del P.T.O.F. e redatto in termini di competenza.

Assume, pertanto, rilevanza il tempo in cui avviene l’accertamento di un’entrata o l’assunzione di un impegno di spesa, a prescindere dall’effettiva movimentazione monetaria.

Tale articolo precisa altresì che l’unità temporale di gestione coincide con l’anno finanziario (1° gennaio – 31 dicembre), circostanza questa che produce un disallineamento temporale fra l’intervallo temporale che caratterizza l’anno scolastico (che decorre dal 1° settembre al 31 agosto dell’anno successivo) e quello che connota l’esercizio finanziario.

Tale divergenza risulta non sanabile, in quanto l’unità temporale di gestione, che è la medesima per tutte le Pubbliche Amministrazioni, deve essere allineata, per motivi di consolidamento di bilancio, con quella del bilancio dello Stato.

Della gestione finanziaria si deve inoltre fornire una rappresentazione anche in termini di cassa.

Assume, pertanto, rilevanza, ai fini delle registrazioni contabili, il tempo in cui si verificano gli incassi ed i pagamenti, a prescindere dal periodo di effettiva competenza.

Al riguardo, si precisa che tale rappresentazione troverà piena attuazione a valle della definizione del provvedimento di armonizzazione dei sistemi contabili.

Si evidenzia che il Programma Annuale ha carattere autorizzativo.

Con l’approvazione dello stesso, infatti, si intendono autorizzati l’accertamento delle entrate e l’impegno delle spese ivi contenute, fermo restando il dovere di procedere all’accertamento di eventuali ulteriori entrate non previste nel Programma medesimo.

Ne discende che è vietata la gestione di fondi al di fuori del Programma Annuale, fatte salve le eccezioni delineate agli articoli 25, 26, 27 del Regolamento (recanti rispettivamente “Aziende agrarie e aziende speciali”, “Attività per conto terzi” e “Gestione dei convitti annessi alle istituzioni scolastiche”), che disciplinano, le modalità di allineamento dei bilanci scolastici con quelle delle gestioni economiche separate.

La struttura del Programma Annuale, disciplinata dall’articolo 5 del Regolamento, è suddivisa in due sezioni, rispettivamente denominate entrate e spese.

Le entrate sono classificate per fonte di finanziamento, secondo la loro provenienza, e sono classificate coerentemente con l’omonima sezione del Piano dei conti:

  • Avanzo di Amministrazione presunto;
  • Finanziamenti dall’Unione Europea;
  • Finanziamenti dallo Stato;
  • Finanziamenti dalla Regione;
  • Finanziamenti da Enti locali o da altre Istituzioni pubbliche;
  • Contributi da privati;
  • Proventi da gestioni economiche;
  • Rimborsi e restituzione somme;
  • Alienazione di beni materiali;
  • Alienazione di beni immateriali;
  • Sponsor e utilizzo locali;
  • Altre entrate;
  • Mutui.

Le spese sono classificate per destinazione, intesa come finalità di utilizzo delle risorse, e sono classificate in coerenza con il Piano delle destinazioni (si precisa che il fondo di riserva, il disavanzo di Amministrazione e le disponibilità finanziarie da programmare, non sono ricomprese nel Piano delle destinazioni):

  • Attività;
  • Progetti;
  • Gestioni economiche;
  • Fondo di riserva;
  • Disavanzo di Amministrazione;
  • Disponibilità finanziaria da programmare.

Si precisa che le spese non possono superare, nel loro importo complessivo, le entrate ed il Programma Annuale deve risultare in equilibrio.

A ciascuna destinazione di spesa (attività, progetti e gestioni economiche) prevista nel Programma Annuale deve essere allegata una Scheda illustrativa finanziaria, predisposta dal Dirigente dei Servizi Generali ed Amministrativi (a seguire anche il “DSGA”), nella quale occorre indicare l’arco temporale di riferimento, le fonti di finanziamento e il dettaglio delle spese distinte per natura.

Inoltre:

  • nel Programma Annuale, è iscritta come posta a sé stante, rispettivamente dell’entrata e della spesa in termini di competenza, l’avanzo o il disavanzo di Amministrazione presunto al 31 dicembre dell’esercizio precedente cui il bilancio si riferisce. La consistenza dell’avanzo o disavanzo di Amministrazione presunto sarà desumibile dalla Situazione amministrativa presunta – Modello C;
  • tra le spese all’interno del Programma Annuale è iscritto il fondo di riserva, che deve essere determinato in misura non superiore al 10% della dotazione finanziaria ordinaria.

Il fondo di riserva può essere utilizzato esclusivamente per aumentare gli stanziamenti la cui entità si dimostri insufficiente, per spese impreviste e per eventuali maggiori spese, nel caso in cui la realizzazione di un progetto richieda l’impiego di risorse eccedenti la relativa dotazione prevista in fase di programmazione.

Al Programma Annuale deve essere allegata una relazione illustrativa, predisposta dal DS con la collaborazione del DSGA, nella quale devono essere evidenziati:

  • gli obiettivi da realizzare e la destinazione delle risorse, in coerenza con le previsioni del P.T.O.F.;
  • i risultati della gestione in corso alla data di presentazione del Programma medesimo, con evidenza dei risultati raggiunti per ogni singola Scheda illustrativa finanziaria;
  • le finalità e le voci di spesa cui vengono destinate le entrate derivanti dal contributo volontario delle famiglie, quelle derivanti da erogazioni liberali, nonché quelle reperite mediante sistemi di raccolta fondi o di adesione a piattaforme di finanziamento collettivo.

Al fine di predisporre il Programma Annuale ed i relativi allegati, le Istituzioni scolastiche dovranno effettuare le attività che si descrivono a seguire.

2. Determinazione dell’avanzo/disavanzo di Amministrazione presunto

L’avanzo/disavanzo di Amministrazione presunto è caratterizzato:

  • dal saldo di cassa alla data di riferimento;
  • dalla consistenza dei residui attivi e passivi;
  • dalle eventuali integrazioni previste fino a fine esercizio, sia in termini di cassa che di residui.

Il saldo di segno positivo costituisce un avanzo di Amministrazione e quello di segno negativo un disavanzo di Amministrazione.

Tali elementi indicano rispettivamente se l’Istituzione scolastica sia o meno in una situazione di equilibrio finanziario.

Essi rappresentano, pertanto, la sussistenza o meno della capacità di far fronte alla liquidazione e al pagamento dei debiti di bilancio accumulati nelle gestioni passate e tendenzialmente destinati a scadere a breve termine.

Inoltre, con riferimento alla determinazione dell’avanzo/disavanzo di Amministrazione presunto, si precisa che l’articolo 7 del Regolamento dettaglia le modalità di rappresentazione, all’interno del Programma Annuale, dell’avanzo o disavanzo di Amministrazione, definendo che lo stesso è iscritto nel Programma Annuale come posta a sé stante, rispettivamente delle entrate (in caso di avanzo) e delle spese (in caso di disavanzo) in termini di competenza.

Al Programma Annuale, inoltre, deve essere allegata una tabella dimostrativa del predetto avanzo di Amministrazione presunto e un prospetto nel quale sono indicati i singoli stanziamenti di spesa correlati all’utilizzazione dell’avanzo.

Detti stanziamenti possono essere impegnati solo dopo la realizzazione dell’effettiva disponibilità finanziaria e nei limiti dell’avanzo effettivamente realizzato.

Resta ferma la possibilità, in caso di progettualità finanziate in itinere, ovvero a seguito della realizzazione di determinate attività (ad esempio, progetti finanziati dall’Unione Europea), di impegnare i relativi stanziamenti anche prima dell’effettiva disponibilità finanziaria.

In tali casistiche, risulta tuttavia necessario che l’Istituzione scolastica sia in possesso di una formale attestazione che certifichi il diritto della stessa a ricevere, da parte dell’ente finanziatore, la somma in esame.

Nella formulazione del Programma Annuale deve tenersi altresì conto dell’eventuale disavanzo di Amministrazione presunto al fine di pervenire al suo assorbimento.

Si precisa che il disavanzo potrebbe generarsi solo in seguito ad eventi eccezionali (quali, ad esempio, la radiazione di residui attivi nel corso dell’esercizio finanziario, in quanto ritenuti inesigibili).

L’eventuale disavanzo di Amministrazione deve essere assorbito, di norma, nell’esercizio finanziario di riferimento del Programma Annuale, fatte salve specifiche indicazioni fornite, caso per caso, dal Ministero.

Il Consiglio d’Istituto, nella deliberazione del Programma Annuale, deve illustrare i criteri adottati per pervenire all’assorbimento del disavanzo medesimo.

Stima delle entrate che si prevede di accertare, per tipologia di fonte di finanziamento

Le entrate previste nel Programma Annuale, unitamente all’avanzo di Amministrazione presunto, definiscono il totale delle somme a disposizione delle Istituzioni scolastiche per dare avvio alla fase di programmazione.

A tal fine sarà necessario individuare, per ciascuna entrata prevista, la corrispondente voce del Piano dei conti – sezione entrate (II o III livello se utilizzato) e l’importo.

Al riguardo, occorre precisare che in tale fase le Scuole dovranno definire la quota della dotazione ordinaria da accantonare nel fondo di riserva (nella misura massima del 10% della dotazione finanziaria ordinaria.

Pianificazione delle entrate e delle tipologie di spesa da destinare a ciascuna finalità.

Le entrate previste nel Programma Annuale saranno allocate sulle varie destinazioni di spesa, individuando per ciascuna di esse le risorse che si prevede di utilizzare.

Una volta allocate le entrate sarà necessario, per ciascuna destinazione prevista, definire le tipologie di spesa che si prevede di impegnare.

A tal fine, le Scuole dovranno redigere per ciascuna attività/progetto/gestione economica prevista nel Programma Annuale, una Scheda illustrativa finanziaria che rappresenti dettagliatamente le risorse e le spese attribuite a ciascuna destinazione prevista.

Consolidamento del Programma Annuale La sezione delle entrate del Programma Annuale sarà alimentata dall’avanzo di Amministrazione presunto e dalle entrate previste, mentre la sezione delle spese sarà alimentata, per ciascuna destinazione, dall’aggregazione di tutte le tipologie di spesa indicate nelle singole Schede illustrative finanziarie.

La differenza fra il totale delle entrate ed il totale delle spese previste nel Programma Annuale confluirà nella disponibilità finanziaria da programmare (c.d. “Aggregato Z”).

Nello specifico, in tale aggregato confluiranno:

  • le risorse economiche che si prevede di accertare ma per le quali non è stata individuata, in fase di programmazione, la corrispondente destinazione di spesa;
  • la quota di avanzo di Amministrazione che non si intende utilizzare per la copertura delle spese previste nelle singole Schede illustrative finanziarie.

I documenti contabili obbligatori che dovranno essere predisposti nella fase di programmazione sono:

  • Programma Annuale – Modello A
  • Scheda illustrativa finanziaria – Modello B
  • Situazione amministrativa presunta – Modello C
  • Utilizzo avanzo di Amministrazione presunto – Modello D
  • Riepilogo per tipologia di spesa – Modello E

Il Programma Annuale – Modello A costituisce il documento programmatico fondamentale della Scuola.

Viene predisposto dal DS, con la collaborazione del DSGA per la parte economico-finanziaria, e redatto secondo il criterio finanziario della competenza: assumono rilevanza le entrate che si prevedono di accertare e le spese che si prevedono di impegnare, indipendentemente dalla data di incasso o di pagamento.

La Scheda illustrativa finanziaria – Modello B contiene una rappresentazione dettagliata delle risorse e delle spese attribuite a ogni destinazione di spesa prevista nel Programma Annuale (attività/progetti/gestioni economiche).

Per ogni voce individuata all’ultimo livello di dettaglio nel Piano delle destinazioni (II o III livello per “Attività” e “Gestioni economiche”; III livello per “Progetti”), il DSGA predispone un’apposita Scheda illustrativa finanziaria.

Il Modello si compone di due sezioni denominate, rispettivamente, entrate e spese.

Le entrate sono classificate per fonte di finanziamento e le spese sono classificate per natura, secondo la struttura del Piano dei conti.

La Situazione amministrativa presunta – Modello C individua la consistenza dell’avanzo/disavanzo di Amministrazione presunto alla fine dell’esercizio finanziario precedente a quello di riferimento del Programma Annuale (31/12/anno t-131).

Il Modello è suddiviso in tre sezioni:

1. Saldo di cassa alla data di predisposizione del Modello, determinato da:

  • fondo di cassa all’inizio dell’esercizio finanziario (1/1/anno t);
  • riscossioni effettuate dall’inizio dell’esercizio finanziario alla data di predisposizione del Modello (sia in conto competenza che in conto residui);
  • pagamenti effettuati dall’inizio dell’esercizio finanziario alla data di predisposizione del Modello (sia in conto competenza che in conto residui).

2. Avanzo o disavanzo di Amministrazione alla data di predisposizione del Modello, determinato dalla consistenza dei residui attivi e passivi (relativi sia all’esercizio di riferimento che agli esercizi precedenti) e dal saldo di cassa alla data (cfr. sezione 1).

3. Avanzo o disavanzo di Amministrazione presunto al 31/12, determinato dalla somma algebrica dell’avanzo o disavanzo di Amministrazione alla data di predisposizione del Modello (cfr. sezione 2) e dalle integrazioni fino a fine esercizio, ossia le somme che la Scuola prevede di riscuotere e pagare, nonché le variazioni attese dei residui attivi e passivi;

4. L’Utilizzo avanzo di Amministrazione – Modello D illustra la quota dell’avanzo di Amministrazione che si prevede di utilizzare a copertura delle destinazioni di spesa previste nel Programma Annuale.

Nel Modello si dà evidenza della quota di avanzo di Amministrazione vincolato e non vincolato, nonché di quello non utilizzato (che pertanto sarà accantonato nel c.d. “Aggregato Z”).

5. Il Riepilogo per tipologia di spesa – Modello E rappresenta l’aggregazione di tutte le spese classificate per natura e previste nelle singole Schede illustrative finanziarie.

Inoltre, nel Modello si dà evidenza della quota delle risorse accantonate nel fondo di riserva e dell’eventuale disavanzo di Amministrazione.

L’approvazione del Programma Annuale

Con riferimento alla fase di programmazione, l’articolo 5 del Regolamento disciplina, inoltre, l’iter di predisposizione e approvazione del Programma Annuale:

  • il DS, con la collaborazione del DSGA per la parte economico-finanziaria, predispone il Programma Annuale e la relazione illustrativa;
  • entro il 30 novembre dell’anno precedente a quello di riferimento, la Giunta esecutiva sottopone il Programma Annuale e la relazione illustrativa al Consiglio d’Istituto per l’approvazione; entro la medesima data tali documenti sono sottoposti altresì all’esame dei Revisori dei conti che sono tenuti ad esprimere un parere non vincolante di regolarità amministrativo-contabile;
  • entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento, i Revisori dei conti rendono il suddetto parere; tale parere può essere acquisito anche con modalità telematiche ed essere verbalizzato successivamente, nella prima visita utile;
  • entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento, il Consiglio d’Istituto, con apposita delibera, provvede all’approvazione del Programma Annuale, anche nel caso di mancata acquisizione del predetto parere dei Revisori dei conti entro la data fissata per la deliberazione stessa. Si precisa che nel caso in cui i Revisori dei conti rilevino irregolarità contabili e rendano, pertanto, un parere non favorevole, l’Istituzione scolastica deve tener conto delle osservazioni ivi formulate e, in caso di mancato recepimento, deve fornirne adeguata motivazione, anche qualora il predetto parere sia stato acquisito in un momento successivo alla deliberazione del Consiglio d’Istituto;
  • entro quindici giorni dall’approvazione il Programma Annuale è pubblicato sul sito internet di ciascuna Istituzione scolastica, nella sezione “Amministrazione trasparente”.

L’articolo 6 del Regolamento disciplina, inoltre, la cosiddetta “gestione provvisoria”, ovvero la fattispecie nella quale il Programma Annuale non è approvato dal Consiglio d’Istituto entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento del Programma medesimo.

Al verificarsi di tale situazione:

  • il DS, entro il primo giorno lavorativo successivo alla scadenza del 31 dicembre, comunica all’USR competente l’avvio della gestione provvisoria;
  • l’USR entro i dieci giorni successivi alla ricezione della comunicazione, nomina un commissario ad acta. Si evidenzia che è prevista la possibilità, in casistiche particolari valutate caso per caso da parte dell’USR territorialmente competente, di nominare come commissario ad acta il DS dell’Istituzione scolastica che non ha provveduto all’approvazione del Programma Annuale entro i termini stabiliti dal regolamento;
  • il commissario ad acta, entro quindici giorni dalla nomina, provvede all’approvazione del Programma Annuale. Si rappresenta che il Consiglio d’Istituto, nelle more della nomina da parte dell’USR territorialmente competente del commissario ad acta, può procedere autonomamente all’approvazione del Programma Annuale.

Resta inteso che dal primo giorno lavorativo successivo alla scadenza del 31 dicembre, le Istituzioni scolastiche provvedono alla gestione provvisoria fino alla data di approvazione del Programma Annuale (da parte del Consiglio d’Istituto o del commissario ad acta).

In particolare, durante la gestione provvisoria – necessaria per garantire il funzionamento didattico e amministrativo generale e la prosecuzione dei progetti e delle attività pluriennali – sono autorizzati gli stanziamenti di spesa nel limite di 1/12 degli stanziamenti definiti nel Programma Annuale, regolarmente approvato, relativo al precedente esercizio finanziario.

Pertanto, le Istituzioni scolastiche potranno procedere a registrare eventuali impegni, nel rispetto dei limiti suindicati.

Inoltre, nel corso della gestione provvisoria, l’Istituzione scolastica può disporre pagamenti anche oltre il suddetto limite di 1/12 per l’assolvimento:

  • delle obbligazioni già assunte (residui passivi);
  • delle obbligazioni derivanti da provvedimenti giurisdizionali esecutivi;
  • di obblighi speciali tassativamente regolati dalla legge;
  • delle spese di personale, rate di mutuo, canoni, imposte e tasse, e, in particolare, per le sole operazioni necessarie ad evitare che siano arrecati danni patrimoniali certi e gravi alla Scuola (come, ad esempio, nel caso di ritardo nel pagamento di fatture che comporta la maturazione di interessi), nonché delle ulteriori spese a carattere continuativo volte a garantire il mantenimento del livello qualitativo e quantitativo dei servizi esistenti.

In ogni caso, la gestione provvisoria non può eccedere i limiti temporali stabiliti per l’approvazione del Programma Annuale da parte del commissario ad acta.

Infine, con particolare riferimento alla relazione che i Revisori devono rendere sul bilancio di previsione, si precisa che la stessa dovrà contenere considerazioni e valutazioni sui programmi e sugli obiettivi che l’Istituzione scolastica intende realizzare e, in particolare, sull’attendibilità delle entrate previste nonché sulla congruità delle spese, tenendo presente l’ammontare delle risorse consumate negli esercizi precedenti, le variazioni apportate e gli stanziamenti proposti.

Nella suddetta relazione andrà altresì segnalato il caso in cui l’Istituzione scolastica abbia predisposto tardivamente il documento previsionale, esplicitandone i motivi.

La fase di gestione

Dopo aver individuato e aver assegnato alle diverse attività/progetti/gestioni economiche le risorse finanziarie disponibili, le Scuole svolgono le necessarie operazioni amministrative e contabili previste per dare il via all’attuazione del Programma Annuale attraverso la fase della gestione.

Si precisa che all’inizio dell’esercizio finanziario di riferimento del Programma Annuale, le Istituzioni scolastiche apportano le dovute variazioni all’avanzo di Amministrazione e alle schede finanziarie in cui lo stesso è previsto a copertura delle relative spese, al fine di allineare l’avanzo di Amministrazione presunto in fase di programmazione, con quello effettivamente a disposizione.

Tali differenze possono verificarsi in quanto nell’avanzo di Amministrazione presunto sono presenti alcune voci che vengono stimate (riscossioni/pagamenti presunti fino a fine esercizio, variazione presunta residui attivi/passivi).

Il DS è responsabile della realizzazione del Programma Annuale, mentre il DSGA effettua le opportune registrazioni contabili in corrispondenza di alcuni momenti caratterizzanti le fasi delle entrate e delle spese, che di seguito si illustrano.

Fasi delle entrate

Previsione: tale fase si manifesta nel corso della programmazione.

In fase di previsione si effettua una stima delle entrate che si prevede di accertare nel corso dell’esercizio finanziario di riferimento, sulla base delle indicazioni fornite dal Ministero dell’Istruzione o da altri soggetti finanziatori (Unione Europea, Enti locali, ecc.) e tenuto conto dei dati storici riferiti alla singola Istituzione scolastica (ad esempio, per stimare i contributi da privati).

Le entrate previste vanno iscritte nel Programma Annuale in fase di programmazione.

Con l’approvazione del Programma si intendono autorizzati, nel corso della fase di gestione, gli accertamenti degli importi ivi previsti.

Accertamento: in tale fase si verifica la ragione del credito e la sussistenza di un idoneo titolo giuridico, si individua il debitore, si quantifica la somma da incassare e si fissa la relativa scadenza.

L’accertamento dell’entrata è registrato quando l’obbligazione è perfezionata, con imputazione alle scritture contabili riguardanti l’esercizio in cui l’obbligazione viene a scadenza.

Riscossione: la fase della riscossione consiste nell’emissione, da parte della Scuola, dell’ordine al tesoriere di incassare una determinata somma.

Tale ordine prende il nome di “reversale di incasso“.

Si precisa che le entrate accertate e non riscosse entro il termine dell’esercizio finanziario di riferimento costituiscono residui attivi da ricomprendersi tra le disponibilità del Conto del patrimonio.

Versamento: tale fase consiste nel materiale introito da parte del cassiere o di altri eventuali incaricati della riscossione delle somme dovute all’Istituzione scolastica.

L’istituto cassiere non può rifiutare la riscossione di somme destinate alla Scuola, ancorché non siano state emesse le relative reversali, salvo a richiedere, subito dopo la riscossione, la regolarizzazione contabile alla Scuola.

Si precisa che le somme versate sul conto corrente postale sono trasferite, con frequenza non superiore a 15 giorni, sul conto corrente bancario presso l’Istituto cassiere.

Fasi delle spese

Stanziamento: tale fase si manifesta nel corso della programmazione.

In fase di stanziamento si effettua una stima delle risorse che si prevede di impegnare nel corso dell’esercizio finanziario per ciascuna destinazione di spesa definita nel Programma Annuale, sulla base delle entrate previste e delle disponibilità già in possesso dell’Istituzione scolastica.

Le spese previste vanno iscritte nel Programma Annuale nella fase di programmazione.

Con l’approvazione del Programma Annuale si intendono autorizzati, nel corso della fase di gestione, gli impegni degli importi ivi previsti.

Impegno: nella fase dell’impegno si manifesta la volontà di effettuare la spesa e si assume l’obbligo di eseguirla.

In particolare, essa rappresenta la fase giuridica in cui nasce l’obbligo da parte della Scuola di pagare una determinata somma a seguito di obbligazioni giuridicamente perfezionate.

Gli impegni non possono eccedere in nessun caso lo stanziamento dello specifico aggregato, come individuato nel Programma Annuale e nelle eventuali variazioni apportate al medesimo.

Si precisa che dopo la chiusura dell’esercizio non possono essere assunti impegni a carico dell’esercizio scaduto.

Liquidazione: tale fase consiste nella determinazione dell’esatto ammontare della spesa o del debito con contestuale individuazione dell’esatto creditore.

La somma deve essere contenuta entro i limiti della spesa impegnata.

Nel caso di acquisto di beni e servizi o di esecuzione di lavori, la liquidazione della spesa viene effettuata previo accertamento della regolarità della relativa fornitura o esecuzione, sulla base dei titoli e dei documenti giustificativi comprovanti il diritto dei creditori.

Ordinazione: la fase dell’ordinazione consiste nell’emissione, da parte della Scuola, dell’ordine al tesoriere di pagare al creditore la somma liquidata.

Tale ordine prende il nome di “mandato di pagamento”.

Le spese impegnate e non pagate entro la chiusura dell’esercizio finanziario di riferimento costituiscono residui passivi, da ricomprendersi tra le passività del Conto del patrimonio.

Pagamento: in tale fase l’Istituto cassiere provvede al pagamento delle somme indicate nel mandato di pagamento e, pertanto, si realizza il trasferimento materiale al creditore della somma di denaro dovuta.

Le fasi delle entrate in corrispondenza delle quali le Istituzioni scolastiche sono tenute ad effettuare le registrazioni contabili nel corso della gestione sono: accertamento e incasso.

Per registrare un accertamento le Scuole dovranno indicare, le seguenti informazioni:

  • i dati relativi al debitore e all’importo;
  • la corrispondente voce della sezione entrate del Piano dei conti (II o III livello se utilizzato);
  • la corrispondente voce del Piano delle destinazioni (II o III livello se utilizzato).

Per registrare una reversale di incasso, le Scuole dovranno effettuare le seguenti attività:

  • associare la reversale di incasso ad un accertamento o ad un residuo attivo, al fine di rilevare se si sta incassando una somma in conto competenza ovvero in conto residui;
  • modificare (eventualmente) l’importo da incassare rispetto all’accertamento/residuo attivo associato. Si precisa che la somma da incassare non potrà mai essere superiore all’accertamento/residuo attivo associato.

Le reversali d’incasso sono firmate dal DS e dal DSGA e devono contenere le seguenti informazioni:

  • l’ordine rivolto all’Istituto cassiere di incassare una certa somma di denaro;
  • il numero progressivo, l’esercizio finanziario e la data di emissione;
  • l’importo in cifre e lettere della somma da riscuotere e la sua provenienza contraddistinta da apposito codice;
  • la causale della riscossione;
  • il nome ed il cognome o la denominazione del debitore. Le fasi delle spese in corrispondenza delle quali il DSGA è tenuto ad effettuare le registrazioni contabili nel corso della gestione sono impegno e ordinazione.

Per registrare un impegno le Scuole dovranno indicare, le seguenti informazioni:

  • dati relativi al creditore, all’importo ed alla fonte di finanziamento con la quale si intende sostenere la spesa;
  • la corrispondente voce della sezione spese del Piano dei conti (III livello);
  • la corrispondente voce del Piano delle destinazioni (II o III livello se utilizzato).

Per registrare un mandato di pagamento, le Scuole dovranno effettuare le seguenti attività:

  • associare il mandato di pagamento ad un impegno o ad un residuo passivo, al fine di rilevare se si sta pagando una somma in conto competenza ovvero in conto residui;
  • modificare (eventualmente) l’importo da incassare rispetto all’impegno/residuo passivo associato. Si precisa che la somma da pagare non potrà mai essere superiore all’impegno/residuo passivo associato. I mandati di pagamento sono firmati dal DS e dal DSGA, fermo restando l’obbligo di fatturazione in forma elettronica previsto dalla normativa vigente, e devono contenere le seguenti informazioni:
    • l’ordine rivolto all’Istituto cassiere di pagare una determinata somma di denaro ad una persona o ente;
    • il numero progressivo e la data di emissione;
    l’importo in cifre e in lettere della somma da pagare e la causale del pagamento;
    i dati anagrafici o identificativi e i dati fiscali del creditore o della persona abilitata a rilasciare quietanza;
    • il progetto al quale la spesa si riferisce;
    • la codifica della spesa come prevista nella modulistica;
    • nel caso in cui riguardi il pagamento delle retribuzioni fondamentali e accessorie, l’indicazione delle ritenute che su di esse gravano. Si precisa che, ai sensi dell’articolo 17 del D.I. 129/2018, ogni mandato di pagamento è sempre corredato dei documenti giustificativi relativi alla causale. In caso di lavori, forniture e servizi, il mandato è corredato, altresì, dei documenti comprovanti la regolare esecuzione degli stessi e delle relative fatture.

Nella fase di gestione, l’Istituzione scolastica dovrà tenere aggiornati i seguenti documenti contabili obbligatori:

  • Giornale di cassa;
  • Registri dei partitari entrate e spese;
  • Inventari;
  • Registro delle minute spese;
  • Registro del conto corrente postale.

Nel giornale di cassa si riportano i dati contabili relativi alle operazioni di pagamento e di riscossione, nel giorno in cui sono emessi i relativi mandati e reversali.

All’interno del prospetto, i pagamenti/riscossioni sono suddivisi in conto competenza e in conto residui, al fine di dare evidenza dei pagamenti/riscossioni relativi, rispettivamente, all’esercizio finanziario di riferimento ovvero a esercizi finanziari precedenti.

Per ciascun movimento di cassa è indicato l’oggetto, il beneficiario della transazione (creditore o debitore a seconda che trattati di reversale di incasso o di mandato di pagamento), nonché la tipologia di finanziamento (finanziamenti statali vincolati, finanziamenti statali non vincolati, ecc.).

Nei registri partitari si annotano i movimenti finanziari della Scuola effettuati in conto competenza e in conto residui.

Nello specifico:

  • il partitario delle entrate in conto competenza è organizzato in ordine cronologico di emissione degli accertamenti (per aggregato di entrata). Per ogni accertamento vengono indicate, inter alia, le reversali emesse per l’incasso di somme relative all’esercizio finanziario di riferimento, nonché il relativo debitore;
  • il partitario delle entrate in conto residui è organizzato in ordine cronologico di emissione degli accertamenti (per aggregato di entrata). Per ogni accertamento vengono riportate, le eventuali variazioni apportate (in diminuzione o in aumento rispetto all’accertamento iniziale) e le reversali emesse per l’incasso di somme relative ad esercizi finanziari precedenti a quello di riferimento, nonché il relativo debitore;
  • il partitario delle spese in conto competenza è organizzato in ordine cronologico di emissione degli impegni (per attività/progetti/gestioni economiche). Per ogni impegno vengono indicati, inter alia, i mandati emessi per il pagamento di somme relative all’esercizio finanziario di riferimento, nonché il relativo creditore;
  • il partitario delle spese in conto residui è organizzato in ordine cronologico di emissione degli impegni (per attività/progetti/gestioni economiche).

Per ogni impegno vengono riportate, inter alia, le eventuali variazioni apportate (in diminuzione o in aumento rispetto all’impegno iniziale) ed i mandati emessi per il pagamento di somme relative ad esercizi finanziari precedenti a quello di riferimento, nonché il relativo creditore.

Negli inventari si iscrivono i beni che costituiscono il patrimonio delle Istituzioni scolastiche.

I beni si iscrivono in differenti inventari, sulla base della specifica categoria d’appartenenza. Si evidenzia che ciascuna Istituzione scolastica deve approvare, con delibera del Consiglio d’Istituto, il proprio regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari.

Il predetto regolamento deve contenere, altresì, disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari.

Nello specifico, non si iscrivono in inventario gli oggetti di facile consumo che, per l’uso continuo, sono destinati a deteriorarsi rapidamente ed i beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a duecento euro, IVA compresa.

Non si inventariano altresì, pur dovendo essere conservati nei modi di uso o con le modalità previste dal regolamento dell’Istituzione, le riviste ed altre pubblicazioni periodiche di qualsiasi genere ed i libri destinati alle biblioteche di classe.

Nel registro delle minute spese (FONDO ECONOMALE) si annotano, in ordine cronologico, tutte le operazioni eseguite a valere sul fondo delle minute spese. In particolare, all’interno del registro sono riportati:

  • l’accreditamento iniziale disposto a favore del DSGA;
  • le spese effettuate dallo stesso con tali fondi (nel rispetto del limite fissato dal Consiglio d’Istituto per le minute spese);
  • l’eventuale ulteriore accreditamento del fondo disposto in favore del DSGA (nel limite della consistenza massima del fondo fissata dal Consiglio d’Istituto);
  • la chiusura a fine esercizio del fondo minute spese, con evidenza delle eventuali somme restituite dal DSGA (qualora non utilizzate).

Inoltre, per ciascun acquisto effettuato con il fondo si dà evidenza della tipologia di spesa sostenuta, con indicazione della pertinente voce del III livello del Piano dei conti – sezione spese.

Nel registro del conto corrente postale, ove presente, vengono riportati in ordine cronologico tutti i versamenti effettuati nel conto corrente postale dell’Istituzione scolastica ed i girofondi da questo al conto corrente ordinario della Scuola.

In particolare, nel registro, per ciascun versamento, si dà evidenza del debitore e della somma versata.

Si precisa che le somme versate sul conto corrente postale sono trasferite, con frequenza non superiore a quindici giorni, sul conto corrente bancario aperto presso l’Istituto cassiere.

Sul predetto conto corrente postale non possono essere ordinati pagamenti.

Variazioni al Programma Annuale: nel corso della gestione, al fine di sostenere e favorire le progettualità poste in essere dalle Istituzioni scolastiche, è prevista la possibilità di modificare il Programma Annuale, garantendo una gestione flessibile dello stesso nel corso dell’esercizio finanziario.

Nello specifico, durante la fase di gestione le Istituzioni scolastiche, in aggiunta alle ordinarie operazioni contabili sopra descritte, svolgono attività legate alla verifica ed eventuale modifica del Programma Annuale.

In particolare, il processo si articola in due fasi distinte:

  • verifiche al Programma Annuale: l’attività di verifica è volta a controllare, attraverso la misurazione e l’analisi degli scostamenti fra quanto previsto e l’effettivo andamento della gestione, il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
  • modifiche al Programma Annuale: le eventuali attività di modifica consistono nell’adeguamento delle risorse finanziarie all’andamento della gestione. I documenti contabili redatti in fase di verifica sono:
  • Attuazione Programma Annuale – Modello H-bis;
  • Rendiconto progetto/attività/gestione economica – Modello I (30/06).

L’Attuazione Programma Annuale – Modello H-bis illustra la situazione finanziaria dell’Istituzione scolastica, consentendo il confronto tra quanto programmato e quanto effettivamente realizzato alla data di verifica.

Il Modello si compone di due sezioni denominate, rispettivamente, entrate e spese.

Le entrate sono classificate per fonte di finanziamento: per ogni voce di entrata si dà evidenza della programmazione alla data, nonché dell’ammontare delle somme accertate, riscosse e rimaste da riscuotere.

Le spese sono classificate per destinazione:

per ogni voce di spesa si dà evidenza della programmazione alla data, nonché dell’ammontare delle somme impegnate, pagate e rimaste da pagare.

Il Rendiconto progetto/attività/gestione economica – Modello I (30/06) illustra la situazione finanziaria delle singole destinazioni di spesa previste nel Programma Annuale (attività/progetti/gestione economiche), consentendo il confronto tra quanto programmato e quanto effettivamente realizzato alla data di verifica (convenzionalmente la data di verifica è il 30/06 dell’esercizio finanziario di riferimento del Programma Annuale, fermo restando la possibilità di effettuare ulteriori verifiche su richiesta del DS).

Il Modello si compone di due sezioni denominate, rispettivamente, entrate e spese.

Le entrate sono classificate per fonte di finanziamento.

Per ogni voce di entrata si dà evidenza:

  • della programmazione iniziale, di eventuali variazioni apportate, nonché dell’ammontare delle somme accertate, riscosse e rimaste da riscuotere dall’inizio dell’esercizio finanziario di riferimento del Programma Annuale fino alla data di verifica;
  • dei residui attivi iniziali, riscossi e rimasti da riscuotere. L’ultima colonna della sezione entrate rappresenta la consistenza dei residui attivi alla data di verifica.

Le spese sono classificate per natura

Per ogni voce di spesa si dà evidenza:

  • della programmazione iniziale, di eventuali variazioni apportate, nonché dell’ammontare delle somme impegnate, pagate e rimaste da pagare dall’inizio dell’esercizio finanziario di riferimento del Programma Annuale fino alla data di verifica. La colonna “Residua disponibilità finanziaria”, calcolata come differenza fra la programmazione alla data e le somme impegnate alla data, rappresenta l’ammontare residuo di risorse che possono essere impegnate a valere sulla specifica voce di spesa;
  • dei residui passivi iniziali, pagati e rimasti da pagare. L’ultima colonna della sezione spese rappresenta la consistenza dei residui passivi alla data di verifica.

Qualora nel corso dell’esercizio finanziario si ravvisi la necessità di apportare modifiche al Programma Annuale, al fine di aumentare/diminuire le previsioni di entrata rispetto a determinate fonti di finanziamento (ad esempio, provengono più contributi da privati) o di aumentare/diminuire gli stanziamenti previsti per determinate tipologie e/o destinazioni di spesa, le stesse possono essere disposte prima dell’ultimo mese dell’esercizio finanziario di riferimento, salvo casi eccezionali da motivare.

I documenti contabili redatti in fase di verifica sono:

  • Modifica Programma Annuale – Modello F;
  • Scheda illustrativa finanziaria modifica al progetto/attività/gestione economica – Modello G.

La Modifica Programma Annuale – Modello F illustra le eventuali variazioni apportate al Programma Annuale, in termini di programmazione delle risorse ivi indicate.

Il Modello presenta la medesima struttura del Programma Annuale, pertanto le entrate sono classificate per fonte di finanziamento, mentre le spese per destinazione.

Per ciascuna voce di entrata e spesa, si dà evidenza:

  • delle previsioni di competenza già approvate, comprensive di eventuali modifiche precedenti;
  • delle eventuali variazioni;
  • della programmazione definitiva alla data di riferimento.

La Scheda illustrativa finanziaria modifica al progetto/attività/gestione economica – Modello G illustra le eventuali variazioni apportate alle singole Schede illustrative finanziarie, in termini di programmazione delle risorse ivi indicate.

Il Modello presenta la medesima struttura della Scheda illustrativa finanziaria, pertanto le entrate sono classificate per fonte di finanziamento e le spese per natura.

Per ciascuna voce di entrata e spesa, si dà evidenza:

  • delle previsioni di competenza già approvate, comprensive di eventuali modifiche precedenti;
  • delle eventuali variazioni;
  • della programmazione definitiva alla data di riferimento.

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