Il passaggio di consegne dei beni della scuola tra DSGA

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I DSGA che, per qualsiasi motivo lasciano la scuola dove prestano servizio, devono effettuare, con il DSGA che li sostituisce, il passaggio di consegne dei beni presenti in inventario e naturalmente anche di quei beni gestiti per conto di altri Enti, non presenti nell’inventario della scuola, ma in altre scritture concordate con l’ente titolare dei beni. Questa operazione discende dal fatto che i DSGA, per dettato normativo, sono i Consegnatari dei beni della scuola.

Infatti il Consegnatario dei beni nella Scuola è il Direttore SGA, come stabilito dal D.I. 129/2018, art. 30 che analiticamente elenca anche quelle che sono le peculiari responsabilità del Direttore nella gestione dei beni.

Il DSGA provvede quindi a:

–     gestione fisica dei beni dell’istituzione scolastica in entrata ed in uscita, nonché dell’eventuale movimentazione, mediante l’apposita registrazione negli inventari;
–     conservazione e gestione dei beni allocati all’interno dei locali scolastici e nei magazzini dell’istituzione stessa;
–     vigilanza circa il corretto e il regolare uso dei beni mobili e arredi d’ufficio, nonché manutenzione degli stessi;
–     gestione della distribuzione e delle richieste di approvvigionamento del materiale di cancelleria, stampati e altro materiale di facile consumo, nonché vigilanza circa il corretto utilizzo dello stesso;
–     coordinamento con gli eventuali sub-consegnatari, nonché soggetti affidatari, coinvolti nella gestione dei beni;
–     predisposizione delle proposte di dismissione dei beni;
–     svolgimento delle attività propedeutiche relative all’utilizzo e al periodico aggiornamento dei sistemi messi a disposizione per la gestione dei beni delle istituzioni scolastiche;
–     cura del livello delle scorte operative necessarie ad assicurare il regolare funzionamento degli uffici;
–     vigilanza, verifica e riscontro del regolare adempimento delle prestazioni e delle prescrizioni contenute nei patti negoziali sottoscritti con gli affidatari delle forniture di beni e servizi;
–     verifica periodica, nonché a fine mandato, della regolare tenuta delle scritture contabili, dei registri e degli inventari, nonché della consistenza dei beni e della loro corrispondenza con le risultanze contabili.

Il Dirigente Scolastico, d’accordo con il DSGA, nomina, con proprio provvedimento, uno o più impiegati incaricati della sostituzione del consegnatario in caso di assenza o impedimento temporaneo.

Nel caso di particolare complessità e di dislocazione dell’istituzione scolastica su più plessi, il Dirigente Scolastico può nominare, con proprio provvedimento uno o più sub-consegnatari, i quali rispondono della consistenza e della conservazione dei beni ad essi affidati e comunicano al consegnatario le variazioni intervenute durante l’esercizio finanziario mediante apposito prospetto (art. 30, comma 3, del Regolamento).

Questa figura non è obbligatorio individuarla.

Pensiamo che tale ruolo possa essere ricoperto dai docenti responsabili di plesso negli Istituti Comprensivi e dai Collaboratori del Dirigente Scolastico negli Istituti di Istruzione Superiore.

Anche in presenza di sub-consegnatari, la gestione dei beni resta incentrata in capo al DSGA.

L’articolo 35, comma 1, del Regolamento prevede che “La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata dal DSGA, su indicazione vincolante del dirigente scolastico, ai docenti utilizzatori o ad insegnanti di laboratorio, ovvero al personale tecnico, che operano in osservanza di quanto stabilito in materia nel regolamento dell’istituzione scolastica di cui all’articolo 29”.

La figura dell’affidatario è obbligatorio individuarla.

Oggetto dell’affidamento potrebbero essere, ad esempio, macchine, attrezzature e arredi di un laboratorio o aula speciale.

Il soggetto affidatario è responsabile della custodia, del controllo, del corretto utilizzo e della conservazione degli specifici beni lui affidati, fin dall’inizio della prestazione lavorativa, nonché dalla sottoscrizione dell’apposito verbale, a cui sono allegati gli elenchi di quanto costituisce oggetto di affidamento.

Tale verbale deve essere firmato congiuntamente dal DSGA e dall’interessato. All’atto di cessazione dell’incarico, dovrà essere redatto apposito verbale di riconsegna dei beni.

Il passaggio di consegne tra DSGA

L’art. 30 comma 5 del D.I. n. 129 del 2018 stabilisce che quando il DSGA cessa dal suo ufficio, il passaggio di consegne deve avvenire mediante ricognizione generale dei beni in contraddittorio con il consegnatario subentrante, in presenza del Dirigente Scolastico e del Presidente del Consiglio di Istituto.

Il passaggio di consegne è dunque una procedura amministrativo-contabile formale, da svolgere alla presenza del Dirigente scolastico (in qualità di legale rappresentante dell’istituto) e del presidente del Consiglio di circolo/istituto (organo rappresentativo della comunità educante scolastica). La loro funzione di “testimoni” rappresenta un momento di grande rilevanza per la gestione e il buon andamento della scuola e per le responsabilità amministrativo-contabili dei DSGA.

Le operazioni che in tale circostanza si compiono sono:

  • la chiusura del registro inventario. Si effettua la consegna materiale dei beni inventariati e si appone sull’Inventario la dichiarazione di regolarità firmata dai consegnatari uscente e subentrante;
  • si consegnano gli eventuali titoli (Buoni del Tesoro, obbligazioni, ecc.) di proprietà dell’Istituto;
  • si procede alla chiusura della contabilità di magazzino, alla consegna delle giacenze apponendo la dichiarazione di regolarità sul registro;
  • si effettua la ricognizione delle somme in contanti eventualmente in possesso del DSGA uscente.

Effettuata la ricognizione, si provvede alla stesura del “processo verbale” che riporta sinteticamente il numero dei beni, distinti per tipologia, le quantità e i valori complessivi dei beni inventariati esistenti alla data del passaggio di consegne, al netto di discarichi.

Detto verbale va compilato in più esemplari e le risultanze dovranno concordare con i dati delle scritture contabili provvisoriamente chiuse. Il documento deve essere sottoscritto da parte di tutti gli interessati e consegnato a ciascuno dei presenti all’operazione, i quali hanno, inoltre, la facoltà di mettere in calce al verbale tutte le osservazioni ritenute necessarie. Qualora in sede di passaggio delle consegne, o in qualsiasi altro momento, dovessero verificarsi discordanze tra la situazione di fatto e quella di diritto, dovranno apportarsi le dovute giustificazioni. Se in sede di ricognizione inventariale dovessero rinvenirsi dei beni erroneamente non registrati, sarà necessario procedere immediatamente alla loro assunzione in carico, nella categoria di appartenenza, annotando ogni utile notizia.

La mancata formalizzazione del passaggio di consegne può far sorgere ipotesi di responsabilità amministrativa e contabile. Tale processo risulta, infatti, fondamentale al fine di verificare la responsabilità delle gestioni di pertinenza dove venga riscontrato un danno erariale ed individuare le relative responsabilità.

Il passaggio di consegne deve risultare da un apposito verbale, nel quale devono essere sinteticamente riportati, previa ricognizione del materiale in contraddittorio, la tipologia, la quantità e il valore complessivo dei beni inventariati esistenti al momento della consegna. Qualora, in tale sede, dovessero emergere discordanze tra la situazione di fatto e quella di diritto, è necessario darne conto in modo esplicito e chiaro, indicando, se conosciute, le relative giustificazioni.

Il verbale è redatto in più esemplari, in quanto una copia rimane agli atti dell’istituzione scolastica; una copia è conservata dal consegnatario subentrante; una copia è rilasciata al consegnatario uscente e, infine, una copia è rilasciata ad ognuno degli altri intervenuti.

La consegna dei beni inventariati deve avvenire al momento dell’insediamento del consegnatario, il quale risponde della gestione dei beni dal momento in cui ne diviene titolare e da quel momento ha l’onere di adempiere con ogni cura e diligenza ai propri compiti.

Per quanto attiene al termine entro il quale deve essere effettuato il passaggio di consegne, l’art. 30, comma 5, del D.I. 129/2018, fissa il termine di 60 giorni dalla cessazione dall’ufficio del DSGA per la conclusione delle operazioni.

Tale termine non è perentorio ma ordinatorio

In particolare, il D.S. individuerà una data, d’intesa con il DSGA entrante e con quello uscente, per procedere al passaggio di consegne, adottando un apposito provvedimento formale.

Nel caso in cui non si proceda al formale passaggio di consegne, il Direttore subentrante è corresponsabile in solido, unitamente al Direttore uscente, della gestione patrimoniale.

Qualora il passaggio di consegne non sia stato effettuato, il Dirigente Scolastico deve assumere le iniziative necessarie alla regolarizzazione della posizione del Direttore subentrante.

Il D.S., pertanto, con l’obiettivo di perfezionare il passaggio di consegne entro il termine di 60 giorni dalla cessazione dell’ufficio del consegnatario uscente, procederà all’invio di una lettera raccomandata con avviso di ricevimento finalizzata alla messa in mora – ai sensi e per gli effetti dell’artt. 1219 e 2943 del codice civile – del Direttore uscente, invitandolo a prendere parte, nella data e ora prefissata, alle operazioni di passaggio di consegne in contraddittorio con il Direttore subentrante, con l’espressa avvertenza che laddove non si presenti, si procederà, dando atto dell’assenza, egualmente a redigere il verbale previsto dall’articolo 30, comma 5, del D.I. n. 129/2018, con la partecipazione del Dirigente Scolastico e con l’assistenza del Presidente del Consiglio d’Istituto (il quale potrà delegare altro componente del Consiglio).

Tale lettera di messa in mora dovrà essere consegnata anche al D.S.G.A. subentrante e al Presidente del Consiglio d’Istituto.

Nel caso in cui il Direttore uscente non ottemperi all’invito senza idonea giustificazione o nell’ipotesi in cui dovesse prospettare un rinvio incompatibile con i termini fissati dal D.I. n. 129/2018, il D.S. e il DSGA subentrante, con l’assistenza del Presidente del Consiglio d’Istituto, procederanno alla redazione del verbale di passaggio di consegne, previa ricognizione materiale dei beni, evidenziando e documentando adeguatamente le motivazioni sottese a tale iter procedimentale.
Tuttavia, qualora le attività poste in essere non siano sufficienti ovvero vi siano delle specifiche circostanze tali da impedire la predetta operazione nei termini indicati dall’articolo 30, comma 5, eventuali comportamenti omissivi e negligenti ovvero dilatori del passaggio di consegne potrebbero determinare, altresì, l’avvio di un procedimento disciplinare, ai sensi dell’art. 55-bis del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165 e secondo la disciplina contenuta nel CCNL del Comparto Istruzione e Ricerca.

In ogni caso, qualora in sede di passaggio di consegne dovessero emergere delle mancanze, sarà onere del Dirigente svolgere gli opportuni accertamenti volti ad individuare eventuali ipotesi di responsabilità amministrativa e contabile.

Nell’esercizio delle sue funzioni, il DSGA può, infatti, incorrere in:

  • una responsabilità di tipo amministrativo, da intendersi come quella responsabilità di natura patrimoniale nella quale incorrono gli amministratori e i dipendenti pubblici che per inosservanza degli obblighi di servizio, abbiano arrecato un danno erariale all’Amministrazione, ai sensi degli artt. 18 e 19 del D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 3;
  • una responsabilità di tipo contabile, da intendersi come quella responsabilità imputabile agli agenti contabili, ovvero a tutti coloro che hanno a qualsiasi titolo in consegna denaro, beni o altri valori pubblici, o comunque ne abbiano avuto la disponibilità materiale (di cui agli artt. 74, 84 e 85 del R.D. 18 novembre 1923, n. 2440 e art. 194 del R.D. 23 maggio 1924, n. 827).

Per quanto attiene alla gestione del patrimonio delle istituzioni scolastiche oggetto di provvedimenti di dimensionamento (cessazioni, accorpamenti, fusioni, ecc.), a seguito del suddetto provvedimento, il Direttore cessante procederà ad effettuare la ricognizione dei beni con l’intervento del Direttore subentrante, il quale assumerà il ruolo di consegnatario.

Di tale operazione, ai sensi dell’art. 30, comma 5 del Regolamento, deve essere redatto apposito verbale, conservato agli atti della scuola e sottoscritto da parte dei soggetti interessati.

L’elenco dei beni contenuto nel suddetto verbale costituisce titolo valido per il discarico dall’inventario di provenienza. L’istituzione scolastica destinataria del provvedimento di dimensionamento procederà sulla base del medesimo verbale al carico dei beni nelle apposite scritture o nel caso di costituzione ex novo di una nuova istituzione scolastica all’impianto del nuovo inventario.

Si precisa, infine, che non è prevista l’apposizione di una clausola della riserva al passaggio di consegne.

Infatti la Ragioneria Generale dello Stato, con circolare 18 settembre 2008, n. 26, ha chiarito che l’art.26, comma 2, del DPR 254/2002, che disciplina l’avvicendamento dei consegnatari e ammette l’apposizione di clausole di riserva per ragioni di eccezionalità, non è applicabile alle istituzioni scolastiche.

I Revisori dei Conti e le verifiche inventariali

Nel corso dell’esercizio e, comunque, in sede di esame del Conto Consuntivo, i Revisori dei conti procedono al controllo dei registri degli inventari, accertando sia la regolarità delle relative scritture e la corrispondenza dei valori ivi iscritti con quelli della situazione patrimoniale, sia la reale esistenza dei beni attraverso una ricognizione degli stessi, anche col sistema del campionamento. In particolare, dovrà essere accertato che tali scritture siano in ordine cronologico e che siano indicati tutti gli elementi che valgano a stabilire la provenienza, la consistenza, l’ubicazione, il valore e la eventuale rendita dei beni. Andrà, infine, curata la “riconciliazione” dei dati degli inventari con quelli dello stato patrimoniale alla fine di ciascun esercizio finanziario.

In allegato al presente lavoro mettiamo a disposizione delle scuole interessate a questa procedura due modelli utili desunti dalle linee guida alla gestione del patrimonio e Inventari delle scuole messe a disposizione dal M.I. nel febbraio del 2021 in occasione del rinnovo inventariale decennale.

Format di verbale del passaggio di consegne di beni tra D.S.G.A. di istituzioni scolastiche diverse

Format di verbale di riconsegna dei beni

Articolo a cura della Dott.ssa Paola Perlini

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