La gestione degli inventari è certamente tra le priorità di cui devono occuparsi le istituzioni scolastiche

Gestire gli inventari si tratta di un vero e proprio dovere, che rappresenta operazioni fondamentali per la cura del patrimonio della singola scuola, come specificato da specifiche normative e linee guida.

La Gestione degli Inventari: normativa e linee guida

A seguito dell’acquisizione della personalità giuridica e dell’autonomia amministrativa – in virtù delle previsioni dell’articolo 21 della 1997 n. 59 e dell’articolo 2 del D.P.R. 18 giugno 1998 n. 233 – agli istituti scolastici statali è riconosciuta la capacità di essere titolari di diritti reali su beni immobili e mobili.

La disciplina per la gestione dei beni è prevista dal regolamento di contabilità delle Istituzioni Scolastiche, riguardante le “Istruzioni generali sulla gestione amministrativo sensi dell’art. 1 comma 143 della L. 107/2015”.

Con cadenza quinquennale è necessario provvedere alla ricognizione dei beni, mentre con cadenza almeno decennale si devono rinnovare gli inventari dei beni posseduti.

Il patrimonio scolastico, naturalmente oggetto nel corso della gestione di operazioni attive e passive, è destinato al perseguimento ed al soddisfacimento dell’interesse pubblico la cui cura spetta all’Istituzione scolastica statale che può sintetizzarsi nell’erogazione di servizi didattici e formativi alla popolazione in età scolastica. In questa prospettiva, è evidente l’importanza dell’aggiornamento della contabilità dei beni patrimoniali, la puntuale rendicontazione, nonché un’efficace tutela dei beni medesimi costituendo detta contabilità uno strumento funzionalmente indispensabile alla realizzazione dei servizi di interesse pubblico.

I beni che costituiscono il patrimonio delle istituzioni scolastiche

Ai sensi dell’art. 31 comma 1 del Regolamento di contabilità (D.I. 129/2018), i beni che costituiscono il patrimonio delle istituzioni scolastiche si iscrivono, in funzione delle caratteristiche tecnico-fisiche degli stessi, nei seguenti registri:

·      Beni mobili costituenti la dotazione degli uffici (mobili, arredi, e completamenti di arredi), beni mobili per locali ad uso specifico, quali laboratori, officine. Senza dimenticare oggetti d’arte non considerati immobili ai fini inventariali, attrezzi e beni diversi;

·         Libri e materiale bibliografico;

·         Materiale scientifico, di laboratorio, attrezzature tecniche e didattiche;

·         Beni immateriali (brevetti, marchi, software proprietario, etc.);

·         Beni di valore storico-artistico;

·         Veicoli e natanti;

·         Beni immobili.

Chi si occupa degli inventari nelle scuole

·         D.S.G.A. (che svolgono la funzione di “consegnatari”, ovvero responsabili dei beni mobili ricevuti in consegna);

·         Dirigenti Scolastici (che pongono in essere tutte le necessarie misure volte a vigilare sulla corretta tenuta degli inventari). A loro tocca anche nominare, con proprio provvedimento, i sub-consegnatari, ovvero uno o più impiegati incaricati della sostituzione del consegnatario in caso di assenza o di impedimento temporaneo;

·         Assistenti Amministrativi ed Assistenti Tecnici (altri soggetti coinvolti nella gestione dei beni per supporto alle attività).

Scrittura patrimoniale, inventario e registro dei beni durevoli

Le scritture patrimoniali devono consentire la dimostrazione del valore del patrimonio all’inizio dell’esercizio finanziario, le variazioni intervenute nel corso dell’anno per effetto della gestione del bilancio o per altre cause, nonché la consistenza del patrimonio alla chiusura dell’esercizio (Mod. K allegato al Conto consuntivo).

Tutti i beni mobili di I° e III° categoria si iscrivono nel relativo Registro dell’Inventario, in ordine cronologico, con numerazione progressiva ed ininterrotta e con l’indicazione di tutti gli elementi che valgano a stabilirne la provenienza, il luogo in cui si trovano, la quantità, lo stato di conservazione, il valore e l’eventuale rendita. Ogni oggetto è contrassegnato con un numero progressivo.

I libri e il materiale bibliografico della biblioteca magistrale saranno iscritti in un apposito Registro di Inventario di II° categoria a sé stante con le stesse modalità di tenuta del Registro di Inventario.

I beni mobili di modesto valore e il materiale ludico-didattico deteriorabili rapidamente per il continuo uso fatto dagli alunni (come piccoli audiovisivi, piccoli attrezzi sportivi, piccoli strumenti musicali, attrezzature dei laboratori informatici, scientifici, artistici, tecnici e di sostegno, ecc.) vengono iscritti nel Registro dei Piccoli sussidi con gli elementi indicativi.

Gli oggetti fragili e di facile consumo il cui utilizzo comporta necessariamente la loro distruzione o consumo (cd. Scorte operative) vengono tenuti in evidenza in Registri del Materiale di Facile Consumo (non obbligatorio) suddivisi in grosse categorie: didattico (facile consumo delle classi), materiale di pulizia, segreteria (facile consumo della segreteria) dove verrà annotato lo scarico diretto all’utilizzatore finale con firma di ricevuta. I libri della biblioteca scolastica, considerati di facile consumo, sono catalogati con un apposito programma a cura di docenti appositamente formati, con il quale si possono facilmente gestire anche i prestiti e le restituzioni.

Qualsiasi variazione, in aumento o in diminuzione, dei beni soggetti all’inventario, è annotata, in ordine cronologico, nel registro di riferimento.

Beni non inventariabili

·         Beni mobili di valore pari o inferiore a duecento euro, IVA compresa, salvo che non costituiscano elementi di una universalità di beni mobili avente valore superiore a tale soglia;

·         Oggetti di facile consumo;

·         Riviste e pubblicazioni periodiche;

·         Libri destinati alle biblioteche di classe;

·         Licenze d’uso software.

Rinnovo degli inventari

Ai sensi dell’art. 31 comma 9 del D.I. 129/2018 con cadenza almeno decennale è necessario provvedere al rinnovo degli inventari e alla rivalutazione dei beni. A tal proposito, pare utile evidenziare che le operazioni di rinnovo inventariale consistono nello svolgimento di una serie di attività finalizzate all’implementazione di nuove scritture contabili, mentre la rivalutazione dei beni (cd. Ammortamento) è l’attività volta all’aggiornamento dei valori degli stessi, secondo regole omogenee e predefinite.

Le operazioni di rinnovo inventariale, da espletare con riferimento alla situazione esistente al termine dell’esercizio finanziario nel quale si effettuano le relative attività – con diretta incidenza sulle risultanze del Conto consuntivo relativo al medesimo esercizio – presuppongono lo svolgimento delle seguenti attività:

·         nomina della Commissione;

·         ricognizione dei beni e formalizzazione delle operazioni compiute;

·         sistemazioni contabili;

·         aggiornamento dei valori (che può essere effettuato anche annualmente ed annotato nella voce Diminuzioni);

·         redazione dei nuovi inventari con rinnovo della numerazione dei beni.

La Commissione è di regola formata da tre componenti:

·         D.S., o un suo delegato, che ne risulta il componente di diritto;

·         D.S.G.A., che risulta, altresì, componente di diritto e non può delegare tale funzione, salvo circostanze eccezionali;

·         membro, nominato dal Dirigente, tra il personale scolastico in possesso di specifiche competenze tecniche.

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