Articolo a cura del Dott. Leonardo Gesù.

Introduzione a cura della Dott.ssa Perlini

Oggetto dell’approfondimento del Dott. Leonardo Gesù in questo importante articolo è la fase del ciclo di vita del documento consistente nella conservazione digitale.

I recenti interventi regolativi a cura dell’AgID e le indicazioni del M.I. e del MiC per il comparto Scuola, hanno definito, almeno in parte, gli elementi fondanti per la costituzione di archivi digitali aderenti ai requisiti di legge vigenti in materia di conservazione digitale. 

Le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, emanate dall’AgID, prevedono l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di redigere con provvedimento formale. Inoltre di pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale.

Il  Manuale di gestione documentale, adottato dall’Istituzione scolastica descrive il sistema di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Nel dettaglio, il Manuale descrive il modello organizzativo adottato dalla scuola per la gestione documentale e il processo di gestione del ciclo di vita del documento. Oltre a fornire specifiche istruzioni in merito al documento amministrativo ed al documento informatico, al protocollo informatico e alle tematiche di accesso, trasparenza e privacy.

Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.

L’articolo del Dott. Gesù prende in esame questo e tanti altri argomenti di grande attualità legati alla conservazione digitale dei documenti dell’istituzione scolastica.

In base alle descritte novità deve rivedere l’organizzazione interna e migliorare le competenze del personale addetto a tale gestione.

Premessa

La conservazione a norma dei documenti è una funzione essenziale correlata alla produzione documentale, anche e soprattutto nell’esercizio dell’attività amministrativa.

Un aspetto fondamentale connesso all’acquisizione o alla produzione di documenti (sia dei soggetti privati che dei soggetti pubblici) implica la conservazione degli stessi per ragioni “istituzionali” o per obbligo di legge. Tale funzione consente la testimonianza diretta della volontà e dell’attività della P.A.  ai fini della memoria storica, in quanto gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono considerati  beni culturali ai sensi dell’art.10 comma 2  del D.Lgs. 4/2004 rubricato “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137”1.

In tale contesto giuridico e sostanziale la conservazione dei documenti rappresenta per le pubbliche amministrazioni una funzione di carattere istituzionale. Ciò al fine di salvaguardare e tutelare gli atti o i fatti giuridicamente rilevanti.  

La recente spinta innovativa relativa alla transizione digitale della P.A. In applicazione delle disposizioni normative emanate dal legislatore nel corso degli ultimi anni attribuiscono un ruolo di primo piano alla formazione. Nonché alla gestione ed alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle finalità amministrative e per interesse storico. 

L’ultimo approdo normativo, rappresentato dalla Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici2 connotano l’obbligo della  gestione sistemica del patrimonio documentale di ciascun soggetto (pubblico o privato) mediante l’uso degli strumenti informatici. 

Considerata la l’importanza e la significatività del processo di gestione documentale, nel più ampio di intervento  di transizione al digitale dell’agere pubblico, è intervenuto anche il Ministero dell’Istruzione con la nota prot. n. 3868 del 10/12/2021. Con firma congiunta Ministero Istruzione e Cultura, indirizzata a tutte le istituzioni scolastiche ed educative. Essa ha proposto alcuni strumenti utili, in prima istanza, per adempiere gli obblighi necessari al processo di gestione dei flussi documentali: 

  1. Le Linee guida che descrivono il ciclo di vita, le fasi del processo ed il modello organizzativo per la gestione documentale ; 
  2. Il Format di manuale per la gestione dei flussi documentali, da adattare in base alle esigenze di ogni Scuola; 
  3. Il Titolario di classificazione per l’organizzazione dei documenti in settori e categorie facilitandone una schematizzazione logica; 
  4. Il Massimario di conservazione e scarto dei documenti.

l pregevole intervento ministeriale, nato nell’intento di armonizzare, e supportare le II.SS. nel processo di transizione al digitale, registra, con riferimento al processo di costituzione, gestione e tutela del patrimonio documentale. Uno spazio organizzativo lasciato all’autonoma decisione ed attuazione di ogni istituzione scolastica.

Si consideri a tal fine, per ciò che occupa in atto il nostro seppur sintetico e non esaustivo intervento, l’importanza che la gestione e la tutela dell’archivio assumono per il soggetto pubblico in relazione alla garanzia nel tempo della funzione di conservazione e reperibilità della documentazione che trova oggi supporto in un sistema informatico in grado di garantire l’integrità, la sicurezza e l’indicizzazione dei dati, coerente con quanto disposto dal  Codice dell’ Amministrazione Digitale ex D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. (d’ora in poi, CAD)  e dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, emanate dall’AgID.

Non è superfluo rammentare che l’attuale framework normativo obbliga tutti i soggetti obbligati a predisporre mezzi e procedure affinché l’archivio digitalizzato nasca ordinato. Con procedure per la corretta formazione ed aggregazione dei documenti. Gestendo, per altro verso, l’archivio analogico già esistente.

Ciò premesso, pare opportuno rassegnare alcune considerazioni,  sui seguenti  aspetti del processo gestionale che interessa la fase del ciclo di vita del documento che riguarda la sua conservazione, tutela e consultabilità:

  1. Il modello organizzativo per la gestione documentale con particolare riferimento all’archiviazione digitale;
  2. I ruoli e le responsabilità; 
  3. Gli “oggetti” sottoposti a conservazione.

Il modello organizzativo per la gestione documentale con particolare riferimento all’archiviazione digitale

Le nuove regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici, Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID il 9 settembre 2020, ai sensi dell’art. 71 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (“Codice dell’amministrazione digitale”, d’ora in avanti CAD), in vigore dal 1° gennaio 2022, indicano quale fattore imprescindibile per la sostenibilità del processo di gestione documentale stesso al fine di garantire la conservazione documentale digitale  in modo autentico e accessibile anche nel lungo periodo, così come avviene tradizionalmente per i documenti analogici. 

Assicurare la conservazione dei documenti nativi digitali e/o digitalizzati riguarda gli aspetti rilevanti del sistema organizzativo, degli oggetti conservati, e dei ruoli e delle responsabilità. 

Il Capitolo 4 delle Linee Guida AgID rubricato “Conservazione” specificamente dispone “Nella Pubblica Amministrazione, il sistema di gestione informatica dei documenti trasferisce al sistema di conservazione, ai sensi dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD3

a) i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse, trasferendoli dall’archivio corrente o dall’archivio di deposito; 

b) i fascicoli informatici e le serie non ancora chiuse. Trasferendo i documenti in essi contenuti sulla base di specifiche esigenze dell’ente. Con particolare attenzione per i rischi di obsolescenza tecnologica.

Il sistema di conservazione digitale assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti digitali in esso conservati. Tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie. Garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: 

a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati.

b) le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie). Con i metadati ad esse associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che costituiscono le aggregazioni medesime. Nel rispetto di quanto indicato per le Pubbliche Amministrazioni nell’articolo 67, comma 2, del DPR 445/20004 e art. 44, comma 1-bis, CAD.

Pertanto, il sistema di conservazione digitale si innesta nel modello organizzativo e gestionale che ciascun soggetto pubblico o privato ha adottato per lo svolgimento di tutti i processi documentali. Trova riferimento nella redazione di un Manuale della conservazione digitale. Questo appositamente previsto dal Paragrafo 4.6. delle Linee Guida AgID.  

La redazione di questo importante strumento organizzativo-gestionale spetta al Responsabile della conservazione. Egli dovrà definire al suo interno le politiche, le procedure e i requisiti fondamentali di tutto il sistema di conservazione. 

Inoltre, tale manuale dovrà essere aggiornato, qualora si verifichino  cambiamenti nei flussi o nei metodi documentali adottati dal soggetto pubblico o privato.

Il  manuale dovrà  riportare:

a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione. Descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa.

b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; 

Inoltre

c) la descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione. Comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti e delle eventuali eccezioni; 

d) la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; 

e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione; 

Da aggiungere

f) la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; 

g) la descrizione del sistema di conservazione. Comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; 

h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi. Con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; 

E per concludere

i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; 

j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate. Ciò qualora, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, non siano già indicati nel piano di conservazione allegato al manuale di gestione documentale.

k) le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale. Indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento.

l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.

Le linee Guida prescrivono che le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di conservazione. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013. 

In conclusione, il predetto manuale racchiude tutto il processo che riguarda la conservazione dei documenti informatici di un’organizzazione, illustrando   dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione

Per ciò che concerne le II.SS., il Format del manuale di gestione documentale, proposto dal M.I. e dal MiC  fornisce indicazioni di massima concernenti il processo di conservazione del documento informatico, precisando, al contempo che “Ai sensi dell’art. 34, comma 1-bis, del CAD, come modificato dall’art. 25, comma 1, lett. e), del D.L. 76/2020 (c.d. “Decreto Semplificazione”), convertito con Legge n. 120/2020, le Pubbliche Amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici:
  1. all’interno della propria struttura organizzativa;
  2. affidandola. In modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che possiedono i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati. Nel rispetto della disciplina europea, nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Nonché in un regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici emanato da AgID. Avuto riguardo all’esigenza di assicurare la conformità dei documenti conservati agli originali. Nonché la qualità e la sicurezza del sistema di conservazione.”.

La scelta gestionale operata da ciascuna I.S. dovrà tenere conto sia della presenza di adeguate risorse umane, finanziarie e strumentali e, al contempo di un’accurata analisi costi-benefici.

In caso di affidamento del servizio di conservazione ad un conservatore esterno, le Pubbliche Amministrazioni possono descrivere nel proprio manuale anche le attività del processo di conservazione affidate al conservatore. In conformità con il contenuto del manuale di conservazione predisposto da quest’ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al manuale del conservatore esterno. Resta fermo l’obbligo in carico alla Pubblica Amministrazione di individuare e pubblicare i tempi di versamento, le tipologie documentali trattate, i metadati. Nonché le modalità di trasmissione dei PdV e le tempistiche di selezione e scarto dei propri documenti informatici. 

Un utile supporto alla definizione del Documento è rappresentato dallo “Schema di Manuale di conservazione versione v2_1” reperibile  sul sito www.agid.gov.it.

I ruoli e le  responsabilità

Avuto riguardo ai soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitaleLe linee Guida prevedono: “I ruoli individuati nel processo di conservazione sono: a) titolare dell’oggetto della conservazione; b) produttore dei PdV; c) utente abilitato; d) responsabile della conservazione e) conservatore

Nelle Pubbliche Amministrazioni, il ruolo di produttore del PdV è svolto da persona interna alla struttura organizzativa. L’utente abilitato può richiedere al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse. CIò nei limiti previsti dalla legge e nelle modalità previste dal manuale di conservazione. Nelle Pubbliche Amministrazioni il responsabile della gestione documentale o il coordinatore della gestione documentale, ove nominato, svolge il ruolo di produttore di PdV e assicura la trasmissione del pacchetto di versamento al sistema di conservazione, secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

Nel caso di affidamento a terzi, il produttore di PdV provvede a generare e trasmettere al sistema di conservazione i pacchetti di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il conservatore e descritti nel manuale di conservazione del sistema di conservazione. Provvede inoltre a verificare il buon esito della operazione di trasferimento al sistema di conservazione. Ciò tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione stesso.”.

Esaminando, nello specifico ambito di competenza di un’Istituzione scolastica, si possono definire i seguenti profili soggettivi.

Il Titolare dell’oggetto di conservazione: l’Istituzione Scolastica

L’Istituzione scolastica è il titolare dei contenuti digitali posti in conservazione. Attraverso il proprio Responsabile della conservazione (Il Dirigente scolastico o il suo delegato), definisce e attua le politiche complessive del Sistema di conservazione governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia. 

Nel processo operativo della conservazione digitale il titolare dell’oggetto della conservazione, versa al Conservatore (interno o esterno) gli oggetti digitali da conservare individuati nel  Manuale. 

Tale versamento avviene in continuità con il processo di gestione documentale e i rapporti tra Produttore e Conservatore, sono formalizzati e regolati nel rispetto delle specifiche tecniche contenute negli allegati 4 e 5 alle Linee Guida e delle norme sul  trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. 

Il Produttore del Pacchetto di versamento (PdV)

Il Produttore del pacchetto di versamento è la persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento. Egli è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. 

Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.

Il PdV si impegna a depositare gli oggetti digitali, e in particolare i documenti informatici e le loro aggregazioni documentali informatiche, nei modi e nelle forme definite e concordate con il Conservatore, garantendone l’autenticità e l’integrità nelle fasi di produzione, effettuata nel rispetto delle norme sulla formazione e sui sistemi di gestione dei documenti informatici. 

In particolare, il PdV garantisce che il trasferimento degli oggetti digitali venga realizzato utilizzando formati compatibili con la funzione di conservazione. Rispondenti inoltre a quanto previsto dalla normativa vigente e dalle “Linee Guida in tema di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Il Titolare degli oggetti in conservazione mantiene la titolarità degli oggetti digitali, completi dei relativi metadati, versati in conservazione.

Il Titolare è responsabile del contenuto degli oggetti digitali versati in conservazione e del contenuto del Pacchetto di versamento ed è obbligato a trasmetterlo al Conservatore secondo le modalità e nei termini stabiliti nel Manuale della conservazione.

Sono a carico del Produttore le seguenti attività:

  1. la produzione, in forma stabile e non modificabile, degli oggetti digitali da versare in conservazione;
  2. la produzione degli oggetti digitali da versare in conservazione nel rispetto della normativa, delle Linee Guida in materia e di quanto stabilito nel Manuale della conservazione  e suoi allegati nonché dal Contratto di servizio, nel caso di servizio affidato in outsourcing;
  3. l’associazione agli oggetti digitali dei metadati previsti dalla legge e/o da regolamento, comprensivi dei metadati di protocollazione, classificazione e fascicolazione, ove previsti;
  4. l’eventuale sottoscrizione digitale degli oggetti digitali da versare in conservazione;
  5. l’estrazione degli oggetti digitali destinati alla conservazione dai propri sistemi documentali e/o di gestione documentale;
  6. il versamento, mediante appositi pacchetti di versamento, degli oggetti digitali da conservare nel sistema di conservazione;
  7. la verifica del buon esito dell’operazione di trasferimento al sistema di conservazione tramite la presa visione del rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione stesso.

Il Responsabile della Gestione documentale

Il Responsabile della gestione documentale è una figura introdotta dal DPR n. 445/2000 che  all’art.615 dispone per le pubbliche amministrazioni l’istituzione all’interno delle aree organizzative omogenee identificate (AOO) di un apposito servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica.

Tale disposizione ha una portata rilevante, in quanto sottolinea l’importanza della dimensione organizzativa nell’approccio alla “materia documentale”, ponendo in tal senso la necessità dell’istituzione di un’unità organizzativa specificamente dedicata alla funzione di gestione documentale comprendente professionalità specifiche, supportate dalla pianificazione di attività formative specifiche del personale.

Il profilo funzionale e sostanziale dei compiti riservati al Responsabile della gestione documentale delinea profili di garanzia in ordine al buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi.

Per ciò che riguarda il processo di conservazione digitale, inoltre, è compito del Responsabile della gestione documentale avere cura dell’invio periodico  al sistema di conservazione dei fascicoli e delle serie documentarie relative a procedimenti anche non conclusi, sulla base di una valutazione complessiva dei tempi di conservazione previsti, dei rischi per il mantenimento delle caratteristiche di integrità e validità giuridica dei documenti, della completezza informativa delle aggregazioni documentali.

Nell’esercizio della propria funzione di garanzia, il Responsabile della gestione documentale fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema di gestione documentale nel suo complesso dal punto di vista5:
  1. organizzativo, attraverso la definizione delle responsabilità e dei ruoli connessi ai flussi documentali tracciati;
  2. archivistico, attraverso la definizione delle modalità di formazione dei documenti e dei fascicoli informatici, dei metadati da associare, del sistema di classificazione unitamente ai criteri di selezione e conservazione dei documenti e con riferimento alle procedure di scarto;
  3. tecnologico, mediante la predisposizione del piano per la sicurezza informatica dei documenti nelle diverse fasi del loro ciclo di vita, l’indicazione delle modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione e lo scambio dei documenti (incluse le caselle PEC e PEO), i formati da utilizzare per la formazione dei documenti informatici.

Il Responsabile della gestione documentale è, dunque, una figura indispensabile per la realizzazione e l’affidabilità del sistema documentario nel suo complesso.

L’Utente abilitato

In base alla definizione del glossario allegato alle vigenti Linee guida AgID  si identifica come Utente abilitato una persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema per la conservazione dei documenti informatici al fine di fruire delle informazioni di interesse. 

A tal fine, l’Utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge. 

Il sistema di conservazione permette ai soggetti interessati l’accesso diretto, anche da remoto, ai documenti informatici conservati e consente la produzione di un pacchetto di distribuzione direttamente acquisibile dai soggetti autorizzati.

Il Responsabile della conservazione

Il Responsabile della conservazione è il soggetto in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del D.Lgs. 82/2005 (“CAD”)6 così come da ultimo delineate dal paragrafo 4.5 delle Linee Guida. 

Le Linee Guida AgID (Glossario, Allegato 1) identificano il Titolare dell’oggetto di conservazione con il Soggetto produttore degli oggetti di conservazione.  Il Soggetto produttore affida la conservazione dei propri documenti informatici e dei fascicoli informatici al responsabile della conservazione.

In particolare, il Responsabile della conservazione: 

a) definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato; 

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; 

c) genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; 

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione; 

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; 

f) effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi; 

g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità, adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; 

Inoltre

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; 

i) predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; 

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite; 

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza; 

Infine

l) provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali7;

m) predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Il Responsabile della conservazione viene individuato tra i dirigenti e i funzionari con specifica competenza ed esperienza e può coincidere con il responsabile della gestione documentale (paragrafo 4.5 delle Linee guida documenti informatici AgID).

Gli “oggetti” sottoposti a conservazione 

Sono oggetti digitali del sistema di conservazione:

  1. i documenti informatici;
  2. i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie (di cui al D. Mef 17.06.2014 e s.m.i.)
  3. i documenti amministrativi informatici;
  4. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche.

A tutti gli oggetti digitali versati in conservazione il Titolare dell’oggetto di conservazione (ad. es. l’Istituzione Scolastica) genera e associa l’insieme dei metadati di cui all’allegato 5 “Metadati” delle “Linee Guida AgID,  contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti che appartengono al singolo documento informatico, al fascicolo o all’aggregazione documentale.

Qualora l’oggetto digitale inviato in conservazione non contenga i metadati obbligatori previsti dall’allegato 5 alle citate Linee Guida, il Titolare autorizza il Conservatore ad apporre detti metadati sulla base di quelli direttamente estraibili dall’oggetto digitale stesso.

Nell’impossibilità del Conservatore di apporre i metadati mancanti, il Titolare autorizza il conservatore a conservare comunque l’oggetto digitale.

Il documento informatico (inteso come l’unità minima di elaborazione) conservato nel sistema di conservazione, ha le seguenti caratteristiche:

  1. è costituito da un file;
  2. è memorizzato sui supporti previsti dalla procedura di conservazione;
  3. è identificato in maniera univoca;
  4. è conservato unitamente ai suoi metadati e agli altri parametri di conservazione.

 Il processo di conservazione digitale  si basa sulla generazione dei cosiddetti “pacchetti” (vale a dire la sequenza di  dati che viene trasmessa attraverso un determinato canale) nei quali vengono inclusi i documenti da conservare, i metadati e tutti quegli elementi, come la firma digitale e la marcatura temporale, in grado di garantirne, ai sensi dell’art.44 del D.Lgs.82/2005 (CAD),  l’autenticità, l’integrità e l’immodificabilità per il tempo determinato dalla normativa vigente.

Il processo di conservazione determina la creazione dei seguenti  pacchetti di dati:

  1. di versamento
  2. di conservazione, 
  3. di distribuzione

Pacchetti di versamento PdV: Il pacchetto di versamento è un’unità logica e informativa contenente un insieme di documenti e i relativi metadati, predisposto appositamente per il riversamento nel Sistema di conservazione. 

Ogni PdV viene inserito dal Sistema di conservazione in una coda di versamento e vi rimane sino a quando non sarà archiviato in un pacchetto di archiviazione (PdA). 

Pacchetti di Archiviazione (PdA):  è un derivato del pacchetto di versamento o di un insieme di pacchetti di versamento che vengono acquisiti dal Sistema di conservazione al fine di archiviare i dati in essi contenuti. 

Attraverso il PdA il contenuto informativo viene acquisito al sistema, incapsulato con le indicazioni descrittive necessarie per procedere all’archiviazione. 

Pacchetti di Distribuzione (PdD): è un pacchetto informativo prodotto dal Sistema di conservazione per permettere lo svolgimento del processo di esibizione a norma e di esportazione dal Sistema di conservazione dei documenti conservati.

Breve e non definitiva conclusione

Il nuovo corso di transizione al digitale della P.A. ha  definito, tra gli ambiti oggetto della crescita strategica ed efficiente dell’azione della P.A.,  un modello di conservazione digitale che ha cambiato radicalmente anche l’organizzazione di ciascun soggetto pubblico (ivi incluse le II.SS.) o privato, determinando ulteriori e più incisivi elementi nell’attribuzione delle funzioni e dei ruoli del personale, nell’architettura dei processi documentali, nel nuovo design degli  spazi fisici e virtuali di gestione del patrimonio documentale.

La conservazione digitale in aderenza alle nuove Linee Guida AgID ha, quindi, assunto  il  primario obiettivo del mantenimento  del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità e nel contempo dell’accesso al patrimonio documentale della P.A., garantendone la leggibilità e intelligibilità nel rispetto di vincoli normativi e regole tecniche. 

Il nuovo scenario digitale in materia documentale registra, però, molti elementi di viscosità relativi            che riguardano  gli  elementi organizzativi, legali, scientifici, culturali nonché la necessaria  valorizzazione delle risorse umane in termini di competenze specifiche  da sviluppare.

L’auspicio conseguente al recente intervento normativo dell’AgID, deve trovare riscontro nella capacità di ciascun soggetto obbligato (sia esso una pubblica amministrazione o un privato) di apprestare un’organizzazione funzionale in grado assicurare una concreta ed efficace innovazione tecnologica e digitalizzazione in favore di cittadini, pubbliche amministrazioni ed imprese. 

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1. Art. 10. Beni culturali Comma 2. Sono inoltre beni culturali: a) le raccolte di musei, pinacoteche, gallerie e altri luoghi espositivi dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico;
b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico;
c) le raccolte librarie delle biblioteche dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico, ad eccezione delle raccolte che assolvono alle funzioni delle biblioteche indicate all’articolo 47, comma 2, del d.P.R. 24 luglio 1977, n. 616.
(lettera così modificata dall’art. 2 del d.lgs. n. 156 del 2006 poi dall’art. 2 del d.lgs. n. 62 del 2008).

 2. AgID Determinazione n. 407/2020 del 9 settembre 2020 successivamente corrette e adeguate con la determinazione n. 371 del 17 maggio 2021.

3. L’art. 44, comma 1-bis, del CAD prevede che: “Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi”.

4. L’art. 67, comma 2, del TUDA prevede che: “Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente”.

5. DPR 445/2000 – Articolo 61 –  Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi …2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

6. L’art. 44, comma 1-quater, del CAD prevede che: “Il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali. Il responsabile della conservazione della pubblica amministrazione, che opera d’intesa, oltre che con i responsabili di cui al comma 1-bis, anche con il responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto all’articolo 34, comma 1-bis”.

7. L’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali prevede che: “Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent’anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant’anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio”.

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