Archivi scolastici: chiarimenti normativi e proposta progettuale

Questo martedì il consueto approfondimento del Dott. Luciano Grasso si focalizza su: GLI ARCHIVI SCOLASTICI: CHIARIMENTI NORMATIVI E PROPOSTA PROGETTUALE

Con il presente contributo ci si focalizzerà sugli archivi scolastici, quale ultima fase della conservazione documentale. Viene approfondita la normativa in vigore e la suddivisione delle competenze dei soggetti coinvolti.

Si distinguono anche negli archivi scolastici tradizionalmente tre fasi di archiviazione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:

  • archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
  • archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente;
  • archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

Gli archivi scolastici, infatti, costituiscono un patrimonio archivistico di grande valore perché conservano la traccia dell’attività didattica nel tempo e consentono di ricostruire la storia culturale dell’istruzione pubblica italiana. Gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono considerati beni culturali inalienabili. L’archivio, sia quello di deposito che l’archivio storico, non può essere trasferito, né si può procedere allo scarto della documentazione ivi contenuta, senza l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica, ai sensi dell’art. 21, comma 1, D.Lgs 42/2004 “Codice dei beni culturali”. Alla trattazione è anche allegata una interessante:

PROPOSTA PROGETTUALE PER UN ARCHIVIO STORICO SCOLASTICO

Viene presentata una struttura schematica  proposta dalla Soprintendenza archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta. Lo scopo della conservazione documentale è di tutelare i diritti dell’istituzione scolastica, quelli del personale in servizio e del personale in quiescenza, quelli degli allievi, e quelli dei cittadini titolari di interessi legittimi, compresa la ricerca storica. Per tali ragioni gli archivi delle istituzioni scolastiche statali (comprese le scuole paritarie per quanto riguarda la documentazione dell’attività didattica) sono pertanto soggetti alla vigilanza della Soprintendenza Archivistica, la quale svolge anche funzioni di consulenza tecnica.

Presentazione a cura della Dott.ssa Paola Perlini
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Contributo a cura del Dott. Luciano Grasso

GLI ARCHIVI SCOLASTICI: CHIARIMENTI NORMATIVI E PROPOSTA PROGETTUALE

Sulla scia degli approfondimenti dedicati all’intero ciclo di gestione documentale, con il presente contributo ci focalizzeremo sugli archivi scolastici, quale ultima fase della conservazione documentale. Cercheremo di capirne di più, approfondendo la normativa in vigore e la suddivisione delle competenze dei soggetti coinvolti. Da ultimo, in allegato, si propone una valida proposta progettuale a scopi didattici per la creazione e gestione di un archivio storico scolastico, che coinvolga gli studenti stessi.

Il piano di conservazione documentale.

I documenti informatici e le aggregazioni documentali informatiche devono essere trasferiti in conservazione in conformità alla normativa vigente e al piano di conservazione adottato dall’istituto scolastico. Il piano di conservazione è un documento, allegato al manuale di gestione e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Il dirigente scolastico deve adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di conservazione. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013.

Il manuale di conservazione deve riportare, almeno:

  • 1. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
  • 2. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
  • 3. la descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti e delle eventuali eccezioni;
  • 4. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
  • 5. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
  • 6. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
  • 7. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
  • 8. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
  • 9. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
  • 10. i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate, qualora, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, non siano già indicati nel piano di conservazione allegato al manuale di gestione documentale;
  • 11. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
  • 12. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.

Ai sensi dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD, almeno una volta all’anno, il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi.

L’art. 67 del D.P.R. 445/2000 disciplina il trasferimento dei documenti all’archivio di deposito, prevedendo, nel dettaglio che “Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito”.

Archivi scolastici: tipologie e finalità.

Si distinguono tradizionalmente tre fasi di archiviazione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:

  • archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
  • archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente;
  • archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

Gli archivi scolastici, infatti, costituiscono un patrimonio archivistico di grande valore perché conservano la traccia dell’attività didattica nel tempo e consentono di ricostruire la storia culturale dell’istruzione pubblica italiana. Gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono considerati beni culturali inalienabili. L’archivio, sia quello di deposito che l’archivio storico, non può essere trasferito, né si può procedere allo scarto della documentazione ivi contenuta, senza l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica, ai sensi dell’art. 21, comma 1, D.Lgs 42/2004 “Codice dei beni culturali”.

Nella fase di versamento in archivio storico, il responsabile per la tenuta degli archivi verifica se nell’archivio di deposito esistono pratiche esaurite da oltre 40 anni, sia in forma cartacea che elettronica, e provvede a preparare una lista contenente tutta la documentazione presente nelle pratiche stesse, qualora dovessero essere presenti pratiche esaurite da oltre 40 anni. Da ultimo provvede ad inviare la lista della documentazione da versare al personale competente, in caso di documentazione cartacea, che deve individuare un archivio storico con sufficiente spazio per dare seguito al versamento.

Dopo aver effettuato l’eventuale versamento nell’archivio storico, se dalla verifica del grado di saturazione dell’archivio di deposito cartaceo risulta che l’archivio è saturo, va avviata la fase di delocalizzazione. Nel caso in cui l’archivio di deposito cartaceo dovesse essere saturo, il responsabile per la tenuta degli archivi provvede ad individuare la documentazione da delocalizzare selezionandola tra quella più prossima alla data di scarto e provvede a stilare la lista dei documenti da delocalizzare.

L’addetto competente analizza la documentazione ricevuta, provvede a identificare una struttura con sufficiente spazio negli archivi, autorizza la delocalizzazione della documentazione presso una struttura interna nel caso in cui questa sia disponibile.

Il responsabile per la tenuta degli archivi provvede ad inviare la richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza competente. Una volta ricevuta l’approvazione dalla Soprintendenza competente, il responsabile per la tenuta degli archivi provvede ad inviare la documentazione da delocalizzare.

La Soprintendenza archivistica.

Le 14 Soprintendenze archivistiche e bibliografiche e le 3 Soprintendenze archivistiche delle Regioni a statuto speciale Friuli-Venezia Giulia, Sicilia e Sardegna sono uffici di livello dirigenziale non generale, disciplinati dall’art. 44 del Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 2 dicembre 2019, n. 169 “Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo, degli uffici di diretta collaborazione del Ministro e dell’Organismo indipendente di valutazione della performance”, che costituiscono articolazioni periferiche del Ministero della Cultura.

Provvedono, nel territorio di propria competenza, alla tutela degli archivi degli enti pubblici non statali e degli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante. Svolgono inoltre attività di promozione e valorizzazione, coordinandosi con la Regione, gli altri enti territoriali e soggetti pubblici e privati.

Le Soprintendenze archivistiche e bibliografiche provvedono altresì alla tutela e alla valorizzazione dei beni librari non statali presenti nel territorio di competenza.

In definitiva, tutelano gli archivi, anche correnti, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali e locali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico, comprese le istituzioni scolastiche. Ed inoltre forniscono assistenza agli enti pubblici, possessori o detentori di archivi dichiarati di importante interesse storico nella formazione dei massimari e manuali di classificazione e conservazione dei documenti, nonché nella definizione delle procedure di protocollazione e gestione della documentazione.

La cornice normativa di riferimento in cui operano è delineata dal Codice dei beni culturali e del paesaggio D.lgs. 22 gen. 2004, n. 42 e successivi aggiornamenti, e la la Legge archivistica DPR 30 set. 1963, n. 1409.

Titolari unico di classificazione per le Istituzioni scolastiche.

Il Titolari, che rappresenta un aggiornamento di Titulus Scuola, supporta le Istituzioni scolastiche nella classificazione dei documenti, nonché nella corretta formazione e gestione degli archivi delle Scuole. Esso è articolato su due livelli: il primo livello (Titolo) definisce i titoli di classificazione dei documenti, mentre il secondo livello (Classe) elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo. Si precisa che tale strumento deve essere adottato da tutte le Istituzioni scolastiche, senza la possibilità di apporre modifiche allo stesso.

Misure di sicurezza del sistema di conservazione.

Le istituzioni scolastiche sono tenute ad ottemperare alle misure minime di sicurezza emanate dall’AgID e contenute nella circolare del 18 aprile 2017, n. 2/2017. Gli standard e le specifiche tecniche per il sistema di conservazione sono riportati negli allegati 2 “Formati di file e riversamento” e 4 “Standard e specifiche tecniche” alle Linee Guida AGID.

Brevemente, il dirigente scolastico – in qualità di responsabile della gestione documentale – predispone il predispone il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, prevedendo opportune misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR), in collaborazione con il responsabile della conservazione (all’uopo individuabile in capo al dirigente scolastico o, più conformemente a parere di chi scrive, in capo al DSGA), con il responsabile per la transizione digitale e il responsabile della protezione dei dati personali (DPO).

Più specificatamente, il piano dovrà contenere regole circa la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali, la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento, la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico, da ultimo una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

I soggetti che svolgono attività di conservazione per le pubbliche amministrazioni, che ricordiamo essere interamente gestita su tecnologia “Cloud”, sono soggetti a un procedimento di qualificazione presso AGID e devono garantire l’applicazione delle specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione definite dalla norma UNI 11386 – Standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (al fine di garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti, i fornitori di servizi di conservazione devono possedere requisiti di elevato livello in termini di qualità e sicurezza in aderenza allo standard ISO/IEC 27001 del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e organizzativo nel quale viene realizzato il processo di conservazione e ISO 14721 OAIS, e alle raccomandazioni ETSI TS 101 533-1 v. 1.2.1, Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni).

Si precisa che, dal 19 gennaio 2023 il processo di qualificazione per i soggetti pubblici e privati che intendono fornire servizi cloud alla Pubblica amministrazione passa dall’Agenzia per l’Italia Digitale all’Agenzia per la Cybersicurezza nazionale. Il Decreto direttoriale n. 29 del 2 gennaio 2023 adottato da ACN d’intesa con il Dipartimento per la trasformazione digitale, definisce il passaggio verso il nuovo sistema di qualificazione.

La strategia Cloud delineata da AGID prevede un percorso di qualificazione per i soggetti pubblici e privati che intendono fornire servizi cloud alla Pubblica amministrazione, nel rispetto dei seguenti principi:

  • miglioramento dei livelli di servizio, accessibilità, usabilità e sicurezza;
  • interoperabilità dei servizi nell’ambito del modello Cloud della PA;
  • riduzione del rischio di «vendor lock-in», ossia creazione di un rapporto di dipendenza col fornitore del servizio;
  • riqualificazione dell’offerta, ampliamento e diversificazione del mercato dei fornitori;
  • resilienza, scalabilità, «reversibilità» e protezione dei dati;
  • apertura del mercato alle Piccole e Medie Imprese (PMI).

L’adozione dell’infrastruttura cloud consente, infatti, di migliorare l’efficienza operativa dei sistemi ICT, di conseguire significative riduzioni di costi, di rendere più semplice ed economico l’aggiornamento dei software, di migliorare la sicurezza e la protezione dei dati e di velocizzare l’erogazione dei servizi a cittadini e imprese.

Le amministrazioni che invece affidano il servizio di conservazione dei documenti informatici a soggetti non iscritti nella sezione “servizi di conservazione” del Cloud Marketplace hanno l’obbligo di trasmettere ad AgID i relativi contratti entro trenta giorni dalla stipula affinché l’Agenzia possa svolgere le attività di verifica dei requisiti generali nonché dei requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione.

La conservazione del registro giornaliero di protocollo.

Il registro giornaliero di protocollo, mantenendo le sue peculiari caratteristiche di documento che gode di fede privilegiata (se gestito secondo quanto previsto dalle norme) ricade nella tipologia di documento amministrativo informatico e come tale, deve essere accompagnato da classificazione, fascicolazione e conservazione.

L’integrità e l’immodificabilità si ottengono attraverso la trasmissione, entro la giornata lavorativa successiva, al sistema di conservazione. Qualora, per un qualunque motivo, non riesca l’invio in conservazione entro la giornata lavorativa successiva, in attesa del ripristino della trasmissione in conservazione, è consigliabile che il dirigente scolastico lo firmi digitalmente o apponga il sigillo al registro.

La digitalizzazione degli archivi storici.

Segnaliamo alle istituzioni scolastiche interessate alla digitalizzazione del loro archivio storico – che ricordiamo avere valenza di bene culturale – che a giugno 2022 è stato approvato il Piano nazionale di digitalizzazione del patrimonio culturale (PND).

Il Piano nazionale di digitalizzazione del patrimonio culturale vuole cogliere l’opportunità offerta dal digitale per creare un ecosistema della cultura capace di incrementare la domanda potenziale e ampliare l’accessibilità per diversi segmenti di pubblico: Le attività di digitalizzazione delle singole istituzioni culturali potranno rafforzarsi confluendo in un’azione collettiva basata su una visione comune, declinata secondo una chiara cornice fatta di politiche pubbliche (policy) e regole, cogliendo le occasioni offerte dagli sviluppi dei processi di innovazione tecnologica.

Se ne consiglia la consultazione per avere contezza delle Linee Guida relative al processo di digitalizzazione, alla redazione del piano di gestione dei dati, alla classificazione dei prodotti e servizi digitali, dei modelli di gestione inerenti il tema.

In allegato la proposta progettuale per la creazione/gestione di archivi scolastici storici

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