Le linee guida dell’AGID e il manuale di gestione documentale su formazione, gestione, conservazione dei documenti informatici. Competenze delle II.SS.

Il M.I. con una nota, la n. 3868 del 10/12/2021, ha ricordato alle scuole un’importante scadenza per degli adempimenti obbligatori. Mettendo anche a disposizione di esse gli strumenti per adempiere a tali obblighi.

Il percorso di trasformazione della gestione documentale delle scuole verso il digitale è iniziato diversi anni fa. Infatti in ossequio all’entrata in vigore del DPCM dell’11/4/2014 le scuole, 18 mesi dopo, e cioè il 12/10/2015 dovevano:

  1. individuare all’interno l’AOO (Area Organizzativa Omogenea) e nominare il responsabile della gestione documentale;
  2. l’AOO doveva adottare il manuale di gestione documentale;
  3. adottare un sistema documentale informatico (protocollo informatico).

L’AGID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, in stretto raccordo con il Ministero dell’Istruzione e della Cultura, nel 2020 con la determinazione n. 470 ha comunicato l’adozione delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Successivamente l’AGID con una seconda determinazione, la 371 del 2021, ha provveduto a modificare il testo delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Nei seguenti punti:

  1.  modificare l’Allegato 5. Metadati alle Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e di pubblicare il nuovo testo sul sito istituzionale di AgID;
  2.  modificare l’Allegato 6. Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati alle Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Inoltre di pubblicare il nuovo testo sul sito istituzionale di AgID;
  3. correggere taluni errori materiali contenuti nel testo delle Linee Guida e pubblicare la nuova versione sul sito istituzionale di AgID;
  4.  approvare un documento contenente la sintesi delle suddette modifiche e di disporne la pubblicazione sul sito istituzionale di AgID;
  5.  posticipare la data di entrata in vigore delle Linee guida e relativi allegati, precedentemente fissata al 7 giugno 2021, al 1 gennaio 2022.

Tale ultima determina dell’AGID quindi ha spostato al 1° gennaio 2022 la data del pieno inserimento, nella Pubblica Amministrazione e nella Scuola, delle Linee Guida suddette.

Pertanto con la nota 3868 il M.I. e Cultura congiunti hanno inviato alle scuole gli strumenti per adempiere a tali obblighi.

  1. Linee Guida per la gestione documentale delle Istituzioni scolastiche (Allegato n. 1)

Le Linee Guida rappresentano un framework per la gestione documentale. Forniscono una prima illustrazione dei meccanismi organizzativi di tenuta e conservazione della documentazione “scolastica”. Nonché una descrizione sintetica dei principali strumenti da utilizzare: format di Manuale di gestione. Titolario di classificazione; Massimario di conservazione e scarto; Sigillo – Firma Elettronica Avanzata.

  1. Format di Manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche (Allegato n. 2)

Il format rappresenta uno schema di riferimento per la redazione, da parte di ogni Scuola, del Manuale di gestione documentale. Si ricorda che tale documento organizzativo, come indicato nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate dall’AgID con Determinazione n. 407/2020 del 9 settembre 2020 ed in seguito aggiornate con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021, rappresenta un adempimento obbligatorio in capo a tutte le Pubbliche Amministrazioni.

Il format:

  • è stato predisposto in condivisione con il Ministero della cultura e con le Soprintendenze archivistiche, con le quali ciascuna Istituzione scolastica è opportuno si rapporti in fase di adozione del Manuale. Secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 2), lettera h), del DPCM 2 dicembre 2019, n. 169.
  • descrive il sistema di produzione e gestione dei documenti e contiene istruzioni di dettaglio per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
  • rappresenta un modello standard, che deve essere adattato rispetto alle caratteristiche, esigenze e necessità del singolo Istituto.
  1. Titolario unico di classificazione per le Istituzioni scolastiche (Allegato n. 3)

Il Titolario, che rappresenta un aggiornamento di Titulus Scuola (Allegato alla Circolare n. 8 del 24 gennaio 2017 del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo), supporta le Istituzioni scolastiche nella classificazione dei documenti. Nonché nella corretta formazione e gestione degli archivi delle Scuole.

Esso è articolato su due livelli. Il primo livello (Titolo) definisce i titoli di classificazione dei documenti, mentre il secondo livello (Classe) elenca le specifiche classi incluse all’interno di ciascun titolo. Si precisa che tale strumento deve essere adottato da tutte le Istituzioni scolastiche, senza la possibilità di apporre modifiche allo stesso.

  1. Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche (Allegato n. 4)
Il Massimario, che rappresenta un’evoluzione del Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (Allegato 1 alle Linee Guida per gli archivi delle Istituzioni scolastiche, elaborate dalla Direzione generale Archivi del Ministero della cultura nel dicembre del 2005). Supporta le Scuole nello svolgimento delle operazioni di scarto. Esso descrive le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole per la conservazione, la selezione e lo scarto della documentazione archiviata. Al fine di agevolare le operazioni di registrazione, ciascuna tipologia documentaria, oltre ad essere associata al relativo tempo di conservazione, è stata collegata al titolo e alla classe corrispondente nel Titolario di classificazione. La struttura dei primi tre livelli del Massimario, che corrispondono ai titoli e alle classi del Titolario e alle tipologie documentarie, non è soggetta a modifiche da parte delle Istituzioni scolastiche. Tuttavia, è previsto un quarto livello “libero”, in cui è concesso alle Scuole di dettagliare ulteriormente le tipologie documentarie.

Gli strumenti messi a disposizione costituiscono un modello del quale la scuola può prendere gli spunti necessari da declinare poi in base alle specifiche esigenze. Questo sicuramente riguardo all’adozione del manuale di gestione che deve rispecchiare le scelte interne di ogni scuola.

Per quanto riguarda invece il Titolario di classificazione e i primi tre livelli del Mansionario di conservazione e scarto per le Istituzioni Scolastiche non si possono effettuare modifiche.

La nota infine presenta anche un altro strumento importato che è il Sigillo. Cioè un applicativo per l’apposizione della Firma Elettronica Avanzata che consente alle scuole di far sottoscrivere i documenti informatici a i soggetti possessori di SPID.

Sistema molto sicuro che riesce a collegare il documento sottoscritto all’identità sicura del firmatario.

Il Manuale di gestione documentale e ruoli e responsabilità delle figure coinvolte

Il manuale disciplina le attività di creazione, acquisizione, registrazione, classificazione, assegnazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti informatici. Oltre che la gestione dei flussi documentali e archivistici dell’Istituzione scolastica. Tali attività sono finalizzate alla corretta identificazione e reperibilità dei documenti acquisiti e creati dalla scuola nell’ambito dell’esercizio delle proprie funzioni amministrative.

Il manuale costituisce una guida operativa per tutti coloro che gestiscono documenti all’interno dell’Istituzione scolastica. In modo tale da facilitare il corretto svolgimento delle operazioni di gestione documentale.

Il Responsabile della gestione documentale, che è un soggetto in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, si occupa della predisposizione del manuale. Che è adottato con provvedimento del Dirigente Scolastico.

Il manuale deve essere aggiornato periodicamente. Effettuando il censimento delle attività/prassi in essere, la razionalizzazione delle stesse, l’individuazione e la definizione degli aspetti organizzativi e gestionali in termini di fasi, tempi e risorse umane impegnate nell’automazione dei flussi documentali nel rispetto della normativa.

Ogni evento poi suscettibile di incidere sull’operatività ed efficacia del manuale medesimo deve essere tempestivamente segnalato al Responsabile della gestione documentale. Al fine di prendere gli opportuni provvedimenti in ordine all’eventuale modifica e/o integrazione della procedura stessa.

Si ritiene determinante per la tenuta e l’aggiornamento del manuale la costituzione nella scuola, a cura del Dirigente Scolastico, di un gruppo di lavoro di cui dovrebbero far parte, per le specifiche competenze e professionalità:
  1. il DSGA;
  2. l’assistente amministrativo addetto al protocollo;
  3. l’animatore digitale;
  4. la funzione strumentale che cura la comunicazione e il sito web;
  5. altri operatori ritenuti importanti  dalla Scuola

con i seguenti compiti:

a) coadiuvare così il Dirigente Scolastico nell’analisi delle Linee Guida AGID e normative connesse alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;

b) tenere sempre aggiornato il manuale di gestione documentale dell’Istituto nel rispetto delle Linee Guida anche con la revisione dell’organizzazione e delle procedure adottate per lo svolgimento delle attività amministrative e didattiche.

Il manuale è reso pubblico mediante la pubblicazione sul sito istituzionale in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente”, prevista dall’art. 9 del D.Lgs. 33/2013. Il manuale è reso così disponibile alla consultazione del pubblico mediante la diffusione sul sito istituzionale dell’Istituzione scolastica.

Ruoli e responsabilità

L’Istituzione scolastica individua poi al proprio interno un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), alla quale corrisponde un Registro unico di protocollo.

L’AOO può essere sotto-articolata in Unità Organizzative Responsabili (UOR), ovvero l’insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato.

L’inserimento/cancellazione/aggiornamento delle UOR sul manuale deve essere formalizzato con provvedimento a firma del Responsabile della gestione documentale.

L’Istituzione scolastica, inoltre, per assicurare un trattamento uniforme dei documenti, una puntuale applicazione delle disposizioni ed un periodico monitoraggio delle modalità d’uso degli strumenti di gestione documentale, deve prevedere al suo interno le seguenti figure:

  • il Responsabile della gestione documentale ed il suo vicario;
  • il Responsabile della conservazione;
  • il Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza;
  • il Responsabile della protezione dei dati, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 679/2016.

Inoltre, in aggiunta alle figure sopra elencate, si evidenzia la rilevanza di individuare il Referente per l’indice delle Pubbliche Amministrazioni (iPA), soggetto a cui il Dirigente Scolastico affida il compito, sia organizzativo che operativo, di interagire con il gestore dell’iPA per l’inserimento e la modifica dei dati dell’Istituzione scolastica, nonché per ogni altra questione riguardante la presenza della stessa presso l’iPA. Nella scuola tale referente è stato individuato dal M.I. nel DSGA.

Il Responsabile della gestione documentale è il soggetto in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.

Il Responsabile della gestione documentale ed il suo vicario sono nominati con apposito provvedimento del Dirigente Scolastico.

Il Responsabile della conservazione è il soggetto in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del D.Lgs. 82/2005 (di seguito anche “CAD”).

In particolare, il Responsabile della conservazione:

  1. definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
  2. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  3. genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  4. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  5. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  6. effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
  7. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità, adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;

Inoltre

  1. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
  2. predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  3. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  4. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  5. provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali;
  6. predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse, ad esclusione della lettera m), potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione, rimanendo in ogni caso inteso che la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione, non essendo delegabile, rimane in capo al Responsabile della conservazione, chiamato altresì a svolgere le necessarie attività di verifica e controllo in ossequio alle norme vigenti sui servizi affidati in outsourcing dalle Pubbliche Amministrazioni.

Il ruolo del Responsabile della conservazione può essere svolto dal Responsabile della gestione documentale o anche da altre figure.

Il Responsabile della conservazione è nominato con apposito decreto del Dirigente Scolastico.

Il Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) è il soggetto al quale può essere presentata l’istanza di accesso civico, qualora la stessa abbia ad oggetto dati, informazioni o documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi del D.Lgs. 33/2013.

Il RPCT, oltre a segnalare i casi di inadempimento o di adempimento parziale degli obblighi in materia di pubblicazione previsti dalla normativa vigente, si occupa delle richieste di riesame dei richiedenti ai quali sia stato negato totalmente o parzialmente l’accesso civico generalizzato, ovvero che non abbiano avuto alcuna risposta entro il termine stabilito. Il Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza nelle istituzioni scolastiche per ogni singola regione è il Direttore generale dell’Ufficio scolastico regionale. Ogni Dirigente Scolastico risulta poi Referente della trasparenza e Responsabile della pubblicazione dei dati della propria scuola.

Il Responsabile della protezione dei dati (RPD) è il soggetto nominato con apposito decreto del Dirigente Scolastico, che ha il compito di sorvegliare sull’osservanza della normativa in materia di protezione dei dati personali, ossia il Regolamento UE 679/2016 (di seguito, anche “GDPR”) e il D.Lgs. 196/2003 (di seguito, anche “Codice privacy”) come modificato dal D.Lgs. 101/2018. E’ di norma un soggetto esterno all’Istituzione scolastica con formazione e competenze specifiche in materia.

Il Responsabile della protezione dei dati deve essere coinvolto in tutte le questioni che riguardano la gestione e la protezione dei dati personali e ha il compito sia di informare e sensibilizzare il personale della scuola riguardo agli obblighi derivanti dalla citata normativa sia di collaborare con il Titolare e il Responsabile del trattamento, laddove necessario, nello svolgimento della valutazione di impatto sulla protezione dei dati.

Conclusioni

Si ritiene importante riportare all’attenzione delle scuole tali incombenze, oggetto di un percorso normativo innovativo già da alcuni anni, ma con una scadenza attuale, per continuare a sostenere il lavoro di tanti nuovi operatori entrati nel sistema scuola nell’ultimo anno scolastico. Buon lavoro.

D.S.G.A. Paola Perlini